Was sich in Ihrem Betrieb automatisieren lässt.
Jeder Ablauf auf einer Seite: wie er heute läuft, wie danach, was Sie weiter selbst machen und was er im Beispiel an Zeit bringt. Nach Branche sortiert.
Unsicher, wo Sie anfangen? Zum Automatisierungs-Check. Ob sich ein Ablauf rechnet, lesen Sie in Wann sich eine Automatisierung lohnt.
Handwerk
Anfragen an einer Stelle sammeln
Mail, Formular, Telefonnotiz, WhatsApp: So landen alle Kundenanfragen im Handwerksbetrieb an einer Stelle, vollständig und ohne Abtippen.
- Im Beispiel gespart
- 1,5 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Angebot aus dem Aufmaß als Entwurf
Aus Aufmaß, Fotos und Ihren Standardpositionen entsteht automatisch ein Angebotsentwurf. Sie prüfen, ergänzen und geben frei. Für Handwerksbetriebe.
- Im Beispiel gespart
- 2,5 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- hoch
Angebote automatisch nachfassen
Angebote automatisch nachfassen: Nach einer Woche bekommt der Kunde eine freundliche Erinnerung von Ihrer Adresse, und Sie sehen, wer geantwortet hat.
- Im Beispiel gespart
- 0,7 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- gering
Termine bestätigen und erinnern
Kunden bekommen jeden Termin mit Zeitfenster und Monteur schriftlich bestätigt und am Vortag eine Erinnerung. Weniger Leerfahrten, weniger Anrufe im Büro.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Baustellenfotos automatisch ablegen
Baustellenfotos vom Handy landen automatisch im richtigen Kundenordner, mit Datum und Auftragsnummer. Schluss mit Sortieren am Freitagnachmittag.
- Im Beispiel gespart
- 1,2 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Rechnung nach Abnahme als Entwurf
Ist der Auftrag abgenommen, liegt der Rechnungsentwurf mit Angebot, Nachträgen und Stunden bereit. Sie prüfen und schicken ihn ab. Für Handwerksbetriebe.
- Im Beispiel gespart
- 2 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- hoch
Google-Bewertung nach dem Auftrag
Nach jedem abgeschlossenen Auftrag bekommt der Kunde eine kurze Bitte um eine Google-Bewertung. Ohne Gegenleistung, an alle Kunden, nach Googles Regeln.
- Im Beispiel gespart
- 0,5 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Immobilienmakler
Portal-Anfragen sofort beantworten
Anfragen von ImmoScout24 und Immowelt bekommen in wenigen Minuten eine Antwort mit Exposé und nächstem Schritt. Der Kontakt landet in Ihrer Maklersoftware.
- Im Beispiel gespart
- 3,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Interessenten vorqualifizieren
Interessenten vorqualifizieren mit wenigen kurzen Fragen nach der Anfrage. Sie telefonieren nur noch mit denen, für die das Objekt in Frage kommt.
- Im Beispiel gespart
- 2,1 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Besichtigungstermine online buchen
Interessenten buchen Besichtigungstermine selbst aus Ihren freien Zeiten. Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus, ohne Telefon-Pingpong.
- Im Beispiel gespart
- 1,4 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- gering
Selbstauskunft digital einsammeln
Mietinteressenten und Käufer schicken Selbstauskunft und Nachweise über ein Formular. Fehlt etwas, wird freundlich nachgefragt. Gelöscht wird nach Frist.
- Im Beispiel gespart
- 1,6 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Exposé-Entwurf mit KI
Aus Objektdaten, Notizen und Ihrer Besichtigung entsteht mit KI ein Exposé-Entwurf in Ihrem Stil. Sie prüfen jede Angabe, bevor es online geht.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Eigentümer-Reporting automatisch
Eigentümer bekommen regelmäßig einen kurzen Bericht über die Vermarktung: Anfragen, Besichtigungen, Rückmeldungen. Automatisch erstellt, von Ihnen freigegeben.
- Im Beispiel gespart
- 1,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Nachfassen nach der Besichtigung
Nach jeder Besichtigung fragt eine kurze Nachricht nach Interesse und Eindruck. Interessierte bekommen den nächsten Schritt, Absagen sind ein Klick.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Steuerkanzleien
Fehlende Belege anfordern
Fehlende Belege automatisch anfordern: Mandanten bekommen eine genaue Liste und freundliche Erinnerungen. Ihr Team kümmert sich nur noch um Ausnahmen.
- Im Beispiel gespart
- 6,8 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Belege benennen und zuordnen
Belege kommen als Foto, PDF oder ZIP. Der Ablauf benennt sie einheitlich, ordnet sie dem richtigen Mandanten zu und legt sie ab. Ihr Team prüft Zweifelsfälle.
- Im Beispiel gespart
- 3,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Mandanten-Onboarding per Formular
Neue Mandanten aufnehmen ohne E-Mail-Pingpong: ein Formular für Stammdaten, Vollmacht und Unterlagen. Fehlt etwas, fragt der Ablauf freundlich nach.
- Im Beispiel gespart
- 2,2 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Fristen-Erinnerungen an Mandanten
Mandanten automatisch an Fristen erinnern: rechtzeitig und mit klarer Liste der Unterlagen. Ihr Team sieht auf einen Blick, wer noch nicht geliefert hat.
- Im Beispiel gespart
- 2,1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Mandantenanfragen vorsortieren
Das Kanzleipostfach mit KI vorsortieren: Belege, Bescheide, Fragen und Terminwünsche landen bei der richtigen Person, mit kurzer Zusammenfassung.
- Im Beispiel gespart
- 3,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
E-Rechnungen im Kanzlei-Eingang
E-Rechnungen von Mandanten automatisch erkennen, lesbar machen und im Original ablegen. XRechnung und ZUGFeRD ohne Rätselraten am Bildschirm.
- Im Beispiel gespart
- 3,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Unterlagen für den Jahresabschluss
Jahresabschluss-Unterlagen per Checkliste anfordern: Jeder Mandant bekommt seine eigene Liste, sieht den Stand und wird an Fehlendes erinnert.
- Im Beispiel gespart
- 2,8 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Agenturen
Kunden-Onboarding in der Agentur
Kunden-Onboarding für Agenturen automatisieren: Briefing, Logos und Zugänge über ein Formular, Projekt und Ordner legt der Ablauf selbst an.
- Im Beispiel gespart
- 2 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Statusbericht als fertiger Entwurf
Statusberichte für Kunden automatisieren: Der Entwurf entsteht aus Projekttool und Zahlen. Die Projektleitung ergänzt ein paar Sätze und schickt ab.
- Im Beispiel gespart
- 3,9 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Erinnerung an die Zeiterfassung
Zeiterfassung in der Agentur ohne Nachlaufen: Fehlen Stunden, kommt eine kurze Erinnerung. Läuft ein Budget aus, erfahren Sie es vorher.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Rechnungsentwurf aus Stunden
Rechnungen aus der Zeiterfassung erstellen: Stunden und Pauschalen werden zum Rechnungsentwurf in Lexware Office oder sevDesk. Sie prüfen und geben frei.
- Im Beispiel gespart
- 2,7 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Briefings vollständig einsammeln
Briefings für Agenturen vollständig einsammeln: ein Formular je Projektart, Rückfragen als Entwurf, Aufgabe im Projekttool. Weniger Schleifen danach.
- Im Beispiel gespart
- 2,7 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Kundenfreigaben einholen
Kundenfreigaben ohne E-Mail-Pingpong: Entwurf mit Link, Freigabe oder Änderungswunsch per Klick, Erinnerung nach zwei Tagen, alles im Projekt festgehalten.
- Im Beispiel gespart
- 2,5 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Monatsreport aus den Werbekonten
Monatsreport für Kunden automatisch: Zahlen aus Google Ads, Meta und GA4 über die offiziellen Schnittstellen, Kommentar als Entwurf, Freigabe durch Sie.
- Im Beispiel gespart
- 3,5 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- hoch
Coaches
Erstgespräch online buchen lassen
Interessenten buchen ihr Erstgespräch selbst aus Ihren freien Zeiten und bekommen sofort Videolink und Erinnerung. Ohne E-Mail-Pingpong.
- Im Beispiel gespart
- 1,1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Vorab-Fragebogen auswerten
Neue Klienten füllen vor dem ersten Termin einen Fragebogen aus. Sie bekommen eine kurze Zusammenfassung und gehen vorbereitet ins Gespräch.
- Im Beispiel gespart
- 0,9 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Terminerinnerung mit Ausfallregel
Klienten werden automatisch an ihre Sitzung erinnert. Wer zu spät absagt, bekommt Ihre Ausfallregel freundlich erklärt, ohne dass Sie es tun müssen.
- Im Beispiel gespart
- 0,8 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Unterlagen nach der Sitzung
Nach jeder Sitzung bekommt der Klient die passenden Arbeitsblätter und einen Link für den nächsten Termin. Sie haken nur ab, was dran war.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Rechnung nach jeder Sitzung
Nach jeder Sitzung oder für jedes Paket liegt ein Rechnungsentwurf in Lexware Office oder sevDesk bereit. Sie geben frei, offene Beträge werden erinnert.
- Im Beispiel gespart
- 1,2 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Warteliste: freie Termine füllen
Sagt jemand ab, bekommen Klienten auf der Warteliste sofort Bescheid. Wer zuerst bucht, bekommt den Termin. Sie müssen niemanden abtelefonieren.
- Im Beispiel gespart
- 0,6 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Feedback nach dem Coaching
Nach dem letzten Termin kommt automatisch eine kurze Feedback-Umfrage. Danach folgt die Bitte um eine Bewertung, bei Zufriedenen auch um eine Referenz.
- Im Beispiel gespart
- 0,4 Std. pro Woche
- Nutzen
- gering
- Aufwand
- gering
Für alle Betriebe
Rechnungseingang automatisieren
Eingangsrechnungen und E-Rechnungen landen automatisch in der Buchhaltung, mit Lieferant, Betrag und Fälligkeit. Sie geben nur noch frei.
- Im Beispiel gespart
- 1,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
E-Mail-Postfach sortieren mit KI
Eine KI sortiert eingehende E-Mails nach Anfrage, Rechnung, Termin und Werbung und schreibt Antwortentwürfe. Verschickt wird erst nach Ihrem Klick.
- Im Beispiel gespart
- 2,5 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
Kontaktformular direkt ins CRM
Anfragen aus dem Kontaktformular landen sofort im CRM, ohne Abtippen und ohne Dubletten. Der Interessent bekommt eine Bestätigung, Sie eine Aufgabe.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
Telefonnotiz wird zur Aufgabe
Nach dem Anruf sprechen Sie 20 Sekunden ins Handy. Daraus wird eine Aufgabe mit Name, Nummer, Anliegen und Frist. Verpasste Anrufe landen gleich mit.
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Dokumente automatisch ablegen
Scans, Anhänge und Downloads bekommen automatisch einen sprechenden Namen und landen im richtigen Ordner. Schluss mit „Scan_0047.pdf“.
- Im Beispiel gespart
- 1,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
Interne Wissenssuche mit KI
Ihr Team fragt in normaler Sprache und bekommt Antworten aus Ihren eigenen Anleitungen und Dokumenten, immer mit Quelle. Und ehrlich, wenn nichts da ist.
- Im Beispiel gespart
- 1,3 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- hoch
Wochenbericht mit Kennzahlen
Jeden Montag um 7 Uhr kommt eine E-Mail mit Ihren wichtigsten Zahlen: Umsatz, offene Rechnungen, neue Anfragen, Termine. Ohne Login in vier Programme.
- Im Beispiel gespart
- 0,9 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
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