Dokumente automatisch ablegen

So läuft es heute.

Im Ordner „Eingang“ auf dem Server liegen 312 Dateien. Scan_0047.pdf, Scan_0048.pdf, Dokument (3).pdf, IMG_2231.jpg. Irgendwo dazwischen ist der Mietvertrag für das Lager, die Kündigungsbestätigung der Versicherung und die Bauabnahme vom März. Wer etwas sucht, öffnet Datei für Datei.

Jeder im Betrieb legt anders ab. Die eine nach Kunde, der andere nach Jahr, die dritte gar nicht, weil sie nicht weiß, wohin. Umbenennen kostet bei jeder Datei nur eine halbe Minute. Weil es aber hundertmal im Monat anfällt, macht es irgendwann keiner mehr.

Teuer wird es selten durch die Ablage selbst. Teuer wird die Suche. Der Kunde ruft an und will wissen, was im Vertrag steht. Die Prüferin vom Finanzamt will einen Beleg von vor drei Jahren. Und die eine Kollegin, die wusste, wo alles liegt, ist im Urlaub.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie legen einmal fest, wie Ihre Ordner aussehen und wie Dateien heißen sollen. Das ist die eigentliche Arbeit, und die nimmt Ihnen keine Software ab. Danach schauen Sie ab und zu in den Ordner „Bitte prüfen“ und ordnen zu, was die KI nicht sicher erkannt hat. Was gelöscht werden darf, entscheiden Sie. Der Ablauf löscht nichts.

Wo KI dabei hilft.

Die KI liest den Text des Dokuments, auch bei Scans und Fotos, und beantwortet drei Fragen: Was ist das, von wann ist es, zu wem gehört es? Eine feste Regel reicht dafür nicht, weil ein Vertrag, eine Abnahme und ein Mahnschreiben völlig unterschiedlich aussehen. Ich setze Claude oder ein OpenAI-Modell ein. Die Ordnerstruktur und das Namensmuster bleiben feste Regeln, damit die Ablage nicht jeden Tag anders aussieht.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Betrieb mit 40 Dokumenten pro Woche. Öffnen, umbenennen und einsortieren kosten heute rund 3 Minuten pro Datei, danach bleibt im Schnitt eine Minute für Stichproben und den Prüfordner. Die Zeit für spätere Suchen ist nicht eingerechnet. 60 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert für eine Arbeitsstunde im Betrieb.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Steuerlich relevante Belege unterliegen eigenen Aufbewahrungsregeln. Ob Ihre Ablage dafür reicht oder ob ein Buchhaltungsprogramm das übernimmt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Ein lokaler Server ohne Internetzugang lässt sich schwerer anbinden als ein Cloud-Speicher. Es geht, ist aber mehr Arbeit.
• Bei sehr sensiblen Unterlagen, etwa Personalakten, lassen wir die KI außen vor oder bauen einen eigenen Ordner ohne automatische Verarbeitung.
• Der alte Stapel im Eingangsordner wird nicht von selbst sortiert. Den arbeiten wir auf Wunsch einmal gemeinsam ab, mit Prüfung.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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