Vorab-Fragebogen auswerten

So läuft es heute.

Fünf Minuten vor dem Erstgespräch öffnen Sie die E-Mail mit den Antworten aus dem Fragebogen. Zwei Seiten Text, dazu ein paar angekreuzte Kästchen. Sie überfliegen alles, bleiben an einem Satz hängen und merken, dass Ihnen die Zeit fehlt, ihn richtig zu verstehen. Dann klingelt schon Zoom.

Manche Klienten schicken den Fragebogen gar nicht zurück. Andere füllen ihn in der Nacht vor dem Termin aus, und die Antworten liegen irgendwo zwischen Newslettern im Postfach. Wer welche Unterlagen schon geschickt hat, wissen Sie oft erst, wenn Sie danach fragen.

Die Folge: Die ersten zwanzig Minuten des Gesprächs gehen für Fragen drauf, die längst beantwortet sind. Der Klient merkt das. Er hat sich Mühe gegeben und das Gefühl, dass niemand gelesen hat, was er geschrieben hat.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie entscheiden, welche Fragen im Fragebogen stehen. Die Zusammenfassung ist ein Spickzettel, keine Diagnose. Vor dem Gespräch lesen Sie trotzdem selbst, vor allem die Stellen, an denen jemand ausführlich wird. Dort steckt meist das eigentliche Thema. Und Sie entscheiden im Gespräch, worüber Sie sprechen. Die offenen Fragen der KI sind Vorschläge.

Wo KI dabei hilft.

Die KI liest die freien Antworten und schreibt daraus eine kurze Übersicht: Anliegen in zwei Sätzen, was der Klient schon versucht hat, was er sich wünscht, wo Antworten sich widersprechen. Dazu drei Fragen, die Sie stellen könnten. Ich setze dafür Claude oder ein OpenAI-Modell über eine Schnittstelle ein, bei der die Daten nicht zum Training verwendet werden. Ankreuzfragen brauchen keine KI, die werden einfach übernommen.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Coach mit vier neuen Klienten pro Woche. Verschicken, Nachhaken und Lesen kosten heute rund 20 Minuten pro Klient, danach bleiben etwa 7 Minuten zum Lesen. 100 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• In Fragebögen stehen oft sehr persönliche Dinge, manchmal auch Angaben zur Gesundheit. Fragen Sie nur ab, was Sie wirklich brauchen. Gesundheitsangaben gehören zu den besonders geschützten Daten und brauchen in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung.
• Eine KI-Zusammenfassung kann Zwischentöne überlesen oder einen Satz falsch gewichten. Deshalb hängen die Originalantworten immer darunter.
• Wer den Fragebogen nicht ausfüllen will, wird nicht dreimal erinnert. Eine Erinnerung reicht, danach klären Sie es im Gespräch.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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