Rechnungseingang automatisieren

So läuft es heute.

Die Rechnung vom Großhändler kommt an die Info-Adresse, die vom Softwareanbieter an Ihr persönliches Postfach, die vom Steuerberater per Post. Eine Mitarbeiterin leitet weiter, was sie findet. Am Monatsende fehlen trotzdem drei Belege, und die Buchhaltung fragt nach. Sie suchen im Postfach nach „Rechnung“ und finden 400 Treffer.

Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Viele Lieferanten schicken schon eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, mit der ohne passendes Programm niemand etwas anfangen kann. Wer nur einen Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ablegt, hat das Original nicht aufbewahrt.

Und dann die Fristen. Skonto verpasst, weil die Rechnung zwei Wochen im falschen Postfach lag. Eine Mahnung, weil niemand gemerkt hat, dass die Lastschrift nicht ging. Kleine Beträge, aber sie summieren sich, und jedes Mal kostet die Klärung mehr Zeit als die Rechnung selbst.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie prüfen, ob die Rechnung inhaltlich stimmt: Wurde das wirklich bestellt und geliefert? Das kann kein Programm wissen. Rechnungen über einer Grenze, die Sie festlegen, geben Sie ausdrücklich frei. Und Sie bezahlen. Das automatische Überweisen baue ich bewusst nicht ein, auch wenn es technisch ginge.

Wo KI dabei hilft.

Bei E-Rechnungen braucht es keine KI, die Daten stehen sauber in der Datei. Die KI kommt bei allem anderen ins Spiel: PDF-Rechnungen, fotografierte Papierbelege, Rechnungen aus dem Ausland. Sie liest die wichtigsten Angaben heraus und schlägt eine Zuordnung vor. Bei unsicheren Werten markiert der Ablauf den Beleg zur Prüfung, statt zu raten.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Betrieb mit 25 Eingangsrechnungen pro Woche. Weiterleiten, hochladen und erfassen kosten heute rund 4 Minuten pro Rechnung, danach bleibt die Prüfung. 60 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert für eine Arbeitsstunde im Betrieb.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-Datei mit dem eingebetteten XML. Eine bloße PDF-Ansicht reicht nicht. Der Ablauf legt beides ab, die Aufbewahrung selbst übernimmt Ihr Buchhaltungsprogramm oder Ihre Kanzlei.
• Rechnungen aus Kundenportalen, die nur zum Download bereitliegen, kommen nicht von selbst. Manche Portale lassen sich anbinden, manche nicht.
• Die KI liest gut, aber nicht fehlerfrei. Deshalb prüfen Sie Beträge, bevor sie bezahlt werden.
• Was gebucht wird und wie, bleibt Sache Ihrer Buchhaltung. Der Ablauf liefert Belege, er bucht nicht.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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