Selbstauskunft digital einsammeln
Mietinteressenten und Käufer schicken Selbstauskunft und Nachweise über ein Formular. Fehlt etwas, wird freundlich nachgefragt. Gelöscht wird nach Frist.
- Branche
- Immobilienmakler
- Im Beispiel gespart
- 1,6 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- mittel
- Werkzeuge
- n8n, Formular mit Upload auf Servern in der EU, onOffice, FLOWFACT oder Propstack (je nach Schnittstelle), Gmail oder Outlook
So läuft es heute.
Montag kommt die Selbstauskunft als Foto, schief, die zweite Seite fehlt. Dienstag zwei Gehaltsabrechnungen, aber nicht die letzten drei. Mittwoch fragt der Interessent, ob die Bonitätsauskunft auch älter sein darf. Am Freitag will der Eigentümer wissen, wer die Wohnung bekommt.
Unterlagen einsammeln ist mühsam, weil sie über alle Kanäle eintrudeln und weil jede Lücke eine eigene Mail braucht. Dazu kommt ein ungutes Gefühl: Gehaltsabrechnungen fremder Leute liegen im Postfach und im Download-Ordner. Wer räumt die eigentlich wieder weg, wenn die Wohnung vergeben ist?
Beim Verkauf ist es ähnlich, nur mit anderen Papieren. Vom Käufer brauchen Sie die Finanzierungsbestätigung und den Ausweis für die Identifizierung nach Geldwäschegesetz, vom Eigentümer Grundbuchauszug, Energieausweis und bei Wohnungen die Teilungserklärung.
Heute
- Sie schicken eine Selbstauskunft als PDF und eine Liste der nötigen Nachweise.
- Unterlagen kommen verteilt über Mail, WhatsApp und Papier zurück.
- Jemand prüft von Hand, was fehlt, und schreibt hinterher.
- Dateien liegen im Postfach und im Download-Ordner, gelöscht wird selten.
Danach
- Der Interessent bekommt einen Link zu einem Formular mit Upload für die nötigen Nachweise.
- Pflichtfelder und eine Checkliste zeigen sofort, was noch fehlt.
- Fehlt nach drei Tagen etwas, geht eine freundliche Erinnerung raus, höchstens zweimal.
- Vollständige Unterlagen landen gesammelt am Kontakt in Ihrer Maklersoftware.
- Kommt kein Vertrag zustande, werden die Unterlagen nach der festgelegten Frist gelöscht.
Was Sie weiter selbst machen.
Sie lesen die Unterlagen und wählen zusammen mit dem Eigentümer aus. Das Formular prüft nur, ob etwas da ist, nicht, ob es stimmt. Eine gefälschte Gehaltsabrechnung erkennt der Ablauf nicht. Welche Unterlagen Sie in welchem Schritt verlangen, legen Sie fest, und Sie lösen den Ablauf für jeden Interessenten selbst aus.
Braucht es dafür KI?
Nein. Dieser Ablauf folgt festen Regeln. Das ist günstiger, schneller und leichter zu warten als eine KI-Lösung.
Rechenbeispiel.
Annahme: 6 Interessenten pro Woche, von denen Sie Unterlagen brauchen. Bisher 20 Minuten für Anfordern, Prüfen und Nachfordern, danach 4 Minuten für den Blick auf das vollständige Paket.
Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.
Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.
Grenzen und Voraussetzungen.
- Bei Mietwohnungen empfehlen die Datenschutzbehörden, Nachweise wie Gehaltsabrechnungen erst kurz vor dem Vertrag zu verlangen. Deshalb startet der Ablauf erst, wenn Sie ihn für einen bestimmten Interessenten auslösen.
- Gehaltsabrechnungen und Ausweiskopien sind sensible Daten. Formular und Ablage gehören auf Server in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Die Identifizierung nach Geldwäschegesetz bleibt Ihre Pflicht. Der Ablauf sammelt die Unterlagen ein, die Prüfung machen Sie.
- Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren dürfen oder müssen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzberater. Der Ablauf setzt die Frist um, die Sie festlegen.
Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.
Häufige Fragen zu diesem Ablauf.
Üblich sind Selbstauskunft, Einkommensnachweise der letzten Monate, oft eine Bonitätsauskunft und eine Bestätigung des bisherigen Vermieters. Was Sie davon wann verlangen, sollte zum Stand passen: Nachweise erst, wenn jemand die Wohnung wirklich mieten will.
Unverschlüsselte Mails mit Gehaltsabrechnungen sind keine gute Idee. Ein Formular mit Upload auf einem Server in der EU ist sicherer und lässt sich nach Frist sauber löschen.
Der Ablauf, freundlich und mit genauer Liste, was noch fehlt. Nach zwei Erinnerungen hört er auf und meldet Ihnen den Fall.
Ja, mit anderen Feldern. Statt Gehaltsabrechnungen fragt das Formular dann die Finanzierungsbestätigung oder einen Nachweis über das Eigenkapital ab, dazu die Ausweisdaten für die Identifizierung.
Schildern Sie mir Ihren Ablauf in drei Sätzen.
Ich antworte innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht.
Lieber sprechen?
30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, ich frage nach. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
30 Minuten sprechen