Telefonnotiz wird zur Aufgabe

So läuft es heute.

Sie stehen beim Kunden, das Handy klingelt. Ein Herr Becker, wegen des Angebots von letzter Woche, ob man noch etwas an der Menge ändern könne, er sei bis Donnerstag erreichbar. Sie sagen: „Ich melde mich.“ Dann geht das Gespräch mit dem Kunden weiter. Am Abend wissen Sie noch, dass jemand angerufen hat. Wie er hieß und was er wollte, nur noch ungefähr.

Im Büro ist es kaum besser. Telefonnotizen stehen auf gelben Zetteln, auf der Rückseite eines Lieferscheins oder in einem Block, den nur eine Person führt. Wer zurückruft, wann und ob überhaupt, steht nirgends. Geht der Zettel verloren, ist der Anruf nie passiert.

Verpasste Anrufe sind die dritte Lücke. Die Nummer steht im Handy, aber ohne Namen. Wer sie zwei Tage später zurückruft, hört oft: „Hat sich erledigt.“ Manchmal heißt das, dass der Auftrag jetzt bei jemand anderem liegt.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie sprechen die Notiz, denn nur Sie wissen, was im Gespräch gesagt wurde. Sie rufen zurück und haken die Aufgabe ab. Wer im Team welche Anrufe übernimmt, legen Sie fest. Und wenn die Spracherkennung einen Namen falsch versteht, korrigieren Sie ihn mit einem Tippen.

Wo KI dabei hilft.

Die KI macht zwei Dinge. Sie wandelt Ihre Sprachnotiz in Text um, und sie zieht daraus die Angaben heraus, die eine Aufgabe braucht. Aus „Herr Becker wegen Angebot Dachrinne, will Menge ändern, bis Donnerstag“ wird eine Aufgabe mit Titel, Kontakt und Fälligkeit am Donnerstag. Dafür setze ich eine Spracherkennung von OpenAI und Claude oder ein OpenAI-Modell ein. Die Aufnahme wird nach dem Umwandeln gelöscht.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Betrieb mit 20 Anrufen pro Woche, die eine Nachbereitung brauchen. Notieren, weitergeben und nachhalten kosten heute rund 4 Minuten pro Anruf. Aufträge, die durch vergessene Rückrufe verloren gehen, sind nicht eingerechnet. 60 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert für eine Arbeitsstunde im Betrieb.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Das Telefonat selbst wird nicht aufgezeichnet. Das wäre ohne Zustimmung des Anrufers strafbar. Aufgenommen wird nur Ihre eigene Notiz danach.
• Namen und Straßen versteht die Spracherkennung nicht immer richtig, vor allem bei Lärm auf der Baustelle. Ein kurzer Blick auf die Aufgabe gehört dazu.
• Verpasste Anrufe lassen sich nur übernehmen, wenn Ihre Telefonanlage oder Ihr Anbieter eine Schnittstelle hat. Bei vielen Cloud-Telefonanlagen geht das, beim alten Festnetzanschluss meist nicht.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

Alle Abläufe