Anfragen an einer Stelle sammeln

So läuft es heute.

Dienstag, kurz nach sieben. Der Chef steht im Lager, das Handy klingelt, eine Kundin will einen Termin für die tropfende Therme. Die Nummer notiert er auf einem Lieferschein. Im Postfach liegen derweil zwei Anfragen, eine davon über das Kontaktformular, und auf dem Firmenhandy wartet eine WhatsApp mit drei Fotos von einem feuchten Kellerfenster.

Jeder dieser Wege funktioniert für sich. Schwierig wird es am Abend, wenn alles zusammengesucht werden muss. Der Lieferschein liegt im Auto, die WhatsApp ist auf dem Handy des Gesellen gelandet, und die Formular-Anfrage hat niemand bemerkt, weil sie im Spam-Ordner lag. Was nicht auf einer Liste steht, wird nicht bearbeitet. Und wer drei Tage auf eine Antwort wartet, fragt beim nächsten Betrieb.

In Minuten gerechnet wirkt das harmlos: zusammensuchen, in die Handwerkersoftware abtippen, nachfragen, weil die Adresse fehlt. In meinem Rechenbeispiel sind das 11 Minuten pro Anfrage. Teurer sind die Anfragen, die ganz verloren gehen. Die tauchen in keiner Rechnung auf.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie entscheiden, welche Anfragen Sie annehmen, und rufen bei Notfällen weiter selbst zurück. Einmal am Tag sehen Sie die Liste durch. Was als neuer Kunde in Ihrer Software angelegt wird, bestätigen Sie vorher. Den Text für die Rückfrage bei fehlenden Angaben schreiben wir einmal gemeinsam, danach geht er so raus, wie Sie ihn freigegeben haben.

Wo KI dabei hilft.

Beim Lesen. Kunden füllen keine Felder aus, sie schreiben so: „Hallo, bei uns läuft seit gestern Wasser unter der Badewanne raus, Lindenstraße 4, bitte schnell melden.“ Ein Sprachmodell wie Claude holt daraus Adresse, Anliegen und Eile heraus und trägt sie in die festen Felder ein. Sprachnachrichten werden vorher in Text umgewandelt. Ist sich das Modell unsicher, steht die Anfrage mit einem Hinweis auf der Liste, und Sie sehen den Originaltext. Abholen, Sortieren und Erinnern laufen mit festen Regeln.

Rechenbeispiel.

Annahme: 10 Anfragen pro Woche wie im Beispiel auf meiner Startseite. 5 Minuten Zusammensuchen und 6 Minuten Abtippen pro Anfrage, danach 2 Minuten zum Durchsehen und Bestätigen.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• WhatsApp lässt sich nur über die offizielle Business-Schnittstelle von Meta anbinden, nicht über die normale App auf einem Handy. Ob Ihre bisherige Firmennummer dafür taugt, prüfe ich vorher.
• Ob neue Kunden direkt in Ihrer Handwerkersoftware angelegt werden, hängt von deren Schnittstelle ab. Ohne Schnittstelle führe ich die Liste in einer Tabelle, und die Übernahme bleibt ein kurzer Handgriff.
• Anrufe nimmt der Ablauf nicht an. Er braucht Ihre Notiz oder Sprachnachricht.
• Werbung und Spam landen anfangs mit auf der Liste. Die Filter stellen wir in den ersten Wochen mit Ihren echten Anfragen nach.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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