Warteliste: freie Termine füllen

So läuft es heute.

Donnerstag, 8:15 Uhr. Ein Klient sagt den Termin um elf ab, rechtzeitig nach Ihrer Regel, also ohne Ausfallhonorar. Auf Ihrem Zettel stehen drei Leute, die gern früher einen Termin hätten. Sie schreiben der Ersten. Keine Antwort. Um halb zehn schreiben Sie dem Zweiten. Der kann nur nachmittags. Um zehn geben Sie auf. Die Stunde bleibt leer.

Eine leere Stunde bei einem ausgebuchten Kalender ist doppelt ärgerlich. Sie verdienen nichts, und gleichzeitig wartet jemand seit Wochen auf einen Platz. Die Warteliste existiert, aber sie lebt in Ihrem Kopf, auf einem Zettel oder in einer Notiz-App, und sie abzuarbeiten dauert länger als die Vorlaufzeit.

Wer gut gebucht ist, kennt das: Die Warteliste ist der Teil des Geschäfts, um den sich niemand kümmert, weil er nur in Stresssituationen gebraucht wird.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie entscheiden, wer überhaupt auf die Warteliste darf und ob bestehende Klienten Vorrang vor neuen haben. Bei kurzfristigen Lücken unter zwei Stunden sagen Sie, ob noch jemand benachrichtigt werden soll oder ob Sie die Stunde lieber für sich behalten. Auch eine freie Stunde kann ein Gewinn sein.

Braucht es dafür KI?

Nein. Dieser Ablauf folgt festen Regeln. Das ist günstiger, schneller und leichter zu warten als eine KI-Lösung.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Coach mit zwei rechtzeitigen Absagen pro Woche. Wartende anschreiben und abstimmen kostet heute rund 20 Minuten pro Absage. Der Umsatz aus Sitzungen, die sonst leer geblieben wären, ist nicht eingerechnet. 100 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Das lohnt sich nur, wenn Ihr Kalender wirklich voll ist und regelmäßig Leute warten. Bei freien Kapazitäten reicht der normale Buchungslink.
• Wer gleichzeitig benachrichtigt wird, will auch schnell sein. Wer zu spät klickt, ist enttäuscht. Eine ehrliche Formulierung in der Nachricht hilft.
• Die Daten auf der Warteliste werden nach einer festen Frist gelöscht, wenn niemand nachrückt. Das gehört zur Datenschutzerklärung.
• Wer mehrere Benachrichtigungen ignoriert, fliegt nicht automatisch von der Liste. Ob Sie nachfragen oder aufräumen, entscheiden Sie beim Blick auf die Liste, etwa einmal im Monat.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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