Eigentümer-Reporting automatisch

So läuft es heute.

„Und, wie läuft es?“ Der Eigentümer ruft zum dritten Mal in zwei Wochen an. Er hat nichts gehört und fürchtet, dass sein Haus in einer Schublade liegt. Dabei gab es 30 Anfragen und sechs Besichtigungen.

Aus Sicht des Eigentümers ist Funkstille das schlechteste Zeichen. Er sieht nicht, was hinter den Kulissen passiert, und beginnt zu zweifeln, am Preis oder am Makler. Ein guter Bericht beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird. Er ist das, woran sich der Eigentümer später erinnert, wenn ihn ein Nachbar nach einer Empfehlung fragt.

Nur heißt Bericht schreiben: Zahlen aus der Maklersoftware ziehen, Notizen von Besichtigungen durchgehen und alles in eine lesbare Mail bringen. Bei acht Objekten auf einmal ist das schnell ein halber Vormittag, und er kommt alle zwei Wochen wieder.

Was Sie weiter selbst machen.

Die Einschätzung schreiben Sie selbst: was die Zahlen bedeuten, ob der Preis noch passt, was Sie als Nächstes vorschlagen. Das ist der Teil, für den der Eigentümer Sie beauftragt hat. Auch das Gespräch über eine Preisanpassung führt kein Bericht für Sie. Er liefert nur die Zahlen, auf die Sie sich dabei stützen.

Wo KI dabei hilft.

Beim Zusammenfassen der Rückmeldungen. Nach sechs Besichtigungen stehen in Ihren Notizen Sätze wie „Küche zu alt“, „Garten super, aber Straße laut“, „Preis zu hoch für den Sanierungsbedarf“. Ein Sprachmodell macht daraus zwei, drei sachliche Sätze, ohne Namen der Interessenten. Zahlen zählt es nicht, die kommen direkt aus der Software.

Rechenbeispiel.

Annahme: 8 Objekte in der Vermarktung mit einem Bericht alle zwei Wochen, also 4 Berichte pro Woche. Bisher 25 Minuten pro Bericht, danach 5 Minuten für Ihre Einschätzung und die Freigabe.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Der Bericht ist nur so gut wie die Daten. Werden Besichtigungen und Rückmeldungen nicht in der Maklersoftware erfasst, fehlen sie im Bericht.
• Aufrufzahlen von ImmoScout24 oder Immowelt stehen im Anbieterbereich der Portale. Ob sie sich automatisch abrufen lassen, hängt von Portal und Vertrag ab. Sonst bleiben sie draußen, oder Sie tragen sie selbst ein.
• Manche Maklerprogramme bieten selbst Eigentümerberichte oder einen Zugang für Eigentümer. Dann prüfe ich zuerst, ob das schon reicht.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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