Rechnungsentwurf aus Stunden
Rechnungen aus der Zeiterfassung erstellen: Stunden und Pauschalen werden zum Rechnungsentwurf in Lexware Office oder sevDesk. Sie prüfen und geben frei.
- Branche
- Agenturen
- Im Beispiel gespart
- 2,7 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
- Werkzeuge
- n8n, Clockify, Toggl Track oder Harvest, Lexware Office oder sevDesk, Tabelle mit Sätzen und Pauschalen
So läuft es heute.
Am Monatsanfang exportiert jemand die Stunden aus der Zeiterfassung, sortiert sie in einer Tabelle nach Kunde und Projekt, rechnet mit dem richtigen Stundensatz und tippt das Ergebnis in die Rechnungssoftware. Dazu kommen die monatlichen Pauschalen, Fremdkosten für Lizenzen oder Druck und die eine Sonderabsprache, die nur die Geschäftsführung kennt.
Bei vierzig Kunden dauert das einen Tag oder länger. Fehler passieren an den Übergängen: falscher Satz, vergessene Position, Stunden aus dem Vormonat doppelt. Und weil die Rechnungen später rausgehen, kommt auch das Geld später.
Dabei sind fast alle Angaben schon erfasst. Sie liegen nur in zwei Programmen, die nicht miteinander reden, und jeden Monat spielt ein Mensch den Übersetzer. Das ist eine Aufgabe, die ein Ablauf zuverlässiger erledigt.
Heute
- Stunden aus der Zeiterfassung exportieren.
- In einer Tabelle nach Kunde und Projekt sortieren.
- Stundensätze und Pauschalen in Verträgen nachschlagen.
- Rechnungen in der Rechnungssoftware von Hand anlegen.
- Gegenlesen und verschicken.
Danach
- Zum Monatsende holt der Ablauf die abrechenbaren Stunden aus Clockify, Toggl Track oder Harvest.
- Er ordnet sie Kunden und Projekten zu und rechnet mit den hinterlegten Sätzen.
- Monatliche Pauschalen und wiederkehrende Positionen ergänzt er aus einer Kundenliste.
- In Lexware Office oder sevDesk entsteht je Kunde ein Rechnungsentwurf, auf Wunsch mit Stundenaufstellung als Anhang.
- Auffälligkeiten, etwa doppelt so viele Stunden wie im Vormonat, stehen in einer kurzen Liste daneben.
- Sie oder Ihre Buchhaltung prüfen die Entwürfe und geben frei.
Was Sie weiter selbst machen.
Sie prüfen jeden Entwurf und geben ihn frei. Kulanz, Rabatte und Sonderabsprachen bleiben Ihre Entscheidung. Der Ablauf schickt keine Rechnung von sich aus an Kunden. Pflegen müssen Sie die Kundenliste mit Sätzen und Pauschalen, und zwar an einer Stelle statt in mehreren Köpfen.
Braucht es dafür KI?
Nein. Dieser Ablauf folgt festen Regeln. Das ist günstiger, schneller und leichter zu warten als eine KI-Lösung.
Rechenbeispiel.
Annahme: Eine Agentur mit etwa 40 Rechnungen im Monat, also rund zehn pro Woche. Die 20 Minuten umfassen Zusammensuchen, Rechnen, Anlegen und Prüfen, danach bleiben vier Minuten fürs Prüfen. Typische Werte, kein Kundenfall.
Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.
Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.
Grenzen und Voraussetzungen.
- Ohne saubere Projektstruktur in der Zeiterfassung ordnet der Ablauf Stunden falsch zu. Das muss vorher stimmen.
- Lexware Office und sevDesk haben Schnittstellen für Rechnungen. Welche Funktionen in Ihrem Tarif freigeschaltet sind, prüfe ich vor dem Start.
- Harvest kann selbst Rechnungen schreiben. Wenn Ihnen das reicht, brauchen Sie diesen Ablauf nicht.
- Der Entwurf entsteht in Ihrer Rechnungssoftware. Ob und wann Ihre Rechnungen als E-Rechnung rausgehen müssen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.
Häufige Fragen zu diesem Ablauf.
In der Grundeinstellung nicht. Jeder Entwurf wartet auf Ihre Freigabe. Wenn Sie nach ein paar Monaten sicher sind, können reine Pauschalrechnungen ohne Stunden automatisch rausgehen. Stundenrechnungen würde ich weiter ansehen.
Die kennzeichnet Ihr Team in der Zeiterfassung, wie bisher. Der Ablauf zieht nur, was als abrechenbar markiert ist. Die anderen Stunden zeigt er in der Übersicht, damit Sie sehen, wo Zeit verschenkt wird.
Ja, solange sich die Regeln aufschreiben lassen: Stundensatz, Pauschale, Kontingent mit Abrechnung der Mehrstunden. Genau das erarbeiten wir in der ersten Woche. Was sich nicht als Regel fassen lässt, bleibt eine Position, die Sie von Hand ergänzen.
Schildern Sie mir Ihren Ablauf in drei Sätzen.
Ich antworte innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht.
Lieber sprechen?
30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, ich frage nach. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
30 Minuten sprechen