Termine bestätigen und erinnern
Kunden bekommen jeden Termin mit Zeitfenster und Monteur schriftlich bestätigt und am Vortag eine Erinnerung. Weniger Leerfahrten, weniger Anrufe im Büro.
- Branche
- Handwerk
- Im Beispiel gespart
- 1 Std. pro Woche
- Nutzen
- mittel
- Aufwand
- gering
- Werkzeuge
- n8n, Google Kalender oder Outlook-Kalender, Gmail oder Outlook, SMS-Dienst mit Schnittstelle
So läuft es heute.
Der Monteur steht um acht vor der Tür. Niemand macht auf. Die Kundin ist bei der Arbeit, sie dachte, der Termin sei am Donnerstag. Am Telefon war von Dienstag die Rede, aufgeschrieben hat es keiner von beiden.
So eine Leerfahrt kostet mehr als die verlorene Stunde. Der Tag muss umgeplant werden, die nächste Baustelle wartet, und die Kundin ist verärgert, obwohl sie glaubt, nichts falsch gemacht zu haben. Den neuen Termin bekommt sie frühestens in einer Woche.
Viele Betriebe rufen deshalb am Vortag an. Das hilft, kostet aber jeden Nachmittag Zeit im Büro, und beim ersten Versuch geht oft niemand ran. Eine schriftliche Bestätigung mit allen Angaben und eine Erinnerung zur richtigen Zeit erledigen dasselbe, ohne dass jemand zum Hörer greift.
Heute
- Der Termin wird am Telefon vereinbart und in den Kalender eingetragen.
- Eine schriftliche Bestätigung bekommt der Kunde selten.
- Am Vortag ruft das Büro an, wenn jemand daran denkt.
- Verschiebungen laufen wieder übers Telefon, der Kalender hinkt hinterher.
Danach
- Sobald der Termin im Kalender steht, bekommt der Kunde eine Bestätigung per Mail oder SMS.
- Darin stehen Tag, Zeitfenster, der Name des Monteurs und was vorbereitet sein sollte.
- Am Vortag geht eine Erinnerung raus, mit Telefonnummer für Rückfragen.
- Wird der Termin im Kalender verschoben, bekommt der Kunde die neue Zeit.
- Sagt der Kunde ab, sehen Sie das sofort und können den Platz neu vergeben.
Was Sie weiter selbst machen.
Termine vereinbaren Sie weiter wie bisher, am Telefon oder beim Kunden. Sie tragen sie in den Kalender ein, mehr nicht. Bei Absagen entscheiden Sie, wer nachrückt. Und wenn ein Kunde anruft, weil er das Zeitfenster nicht schafft, sprechen Sie mit ihm. Was in der Bestätigung steht, etwa „bitte Zugang zum Keller freiräumen“, formulieren Sie einmal je Terminart.
Braucht es dafür KI?
Nein. Dieser Ablauf folgt festen Regeln. Das ist günstiger, schneller und leichter zu warten als eine KI-Lösung.
Rechenbeispiel.
Annahme: 12 Kundentermine pro Woche. Bisher 6 Minuten für Bestätigung und Anruf am Vortag, danach 1 Minute für einen Blick auf Absagen.
Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.
Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.
Grenzen und Voraussetzungen.
- Der Kalender muss stimmen. Steht ein Termin dort falsch, geht die falsche Nachricht raus.
- Planen Sie Einsätze in der Plantafel Ihrer Handwerkersoftware, hängt es von deren Schnittstelle ab, ob der Ablauf die Termine lesen kann. Sonst ist ein geteilter Google- oder Outlook-Kalender der einfachere Weg.
- Für SMS brauchen Sie die Handynummer des Kunden und einen SMS-Dienst, der pro Nachricht eine kleine Gebühr nimmt.
- Kunden ohne Mail und Handy erreicht der Ablauf nicht. Für sie bleibt der Anruf.
Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.
Häufige Fragen zu diesem Ablauf.
Über Ihren Kalender. Steht der Termin dort mit Mail-Adresse oder Handynummer des Kunden, schickt ein Ablauf in n8n die Bestätigung sofort und die Erinnerung am Vortag. Sie müssen dafür nichts tun außer den Termin sauber einzutragen.
Für die Erinnerung am Vortag nehme ich gern SMS, weil sie auf dem Handy eher auffällt. Für die Bestätigung mit allen Details reicht eine Mail. Beides lässt sich kombinieren.
Eine Erinnerung an einen vereinbarten Termin gilt in der Regel als Teil der Auftragsabwicklung, nicht als Werbung. Werbung gehört deshalb nicht in dieselbe Nachricht. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihren Datenschutzberater.
Schildern Sie mir Ihren Ablauf in drei Sätzen.
Ich antworte innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht.
Lieber sprechen?
30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, ich frage nach. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
30 Minuten sprechen