E-Mail-Postfach sortieren mit KI

So läuft es heute.

Montagmorgen, 7:30 Uhr. 63 ungelesene E-Mails seit Freitagnachmittag. Dazwischen eine Kundenanfrage, eine Rechnung, zwei Terminverschiebungen, eine Reklamation und viel Werbung. Sie lesen von oben nach unten, beantworten das Einfache sofort und markieren den Rest. Um neun haben Sie noch nichts von dem getan, was Sie heute eigentlich tun wollten.

Das Problem ist selten eine einzelne E-Mail. Es ist das ständige Umschalten. Jede Nachricht verlangt eine kleine Entscheidung: wichtig oder nicht, jetzt oder später, ich oder jemand anderes. Hundertmal am Tag. Und genau die eine dringende Anfrage rutscht nach unten, weil darüber drei Newsletter kamen.

In Betrieben mit gemeinsamer Info-Adresse kommt dazu, dass niemand genau weiß, wer was beantwortet hat. Zwei Leute antworten auf dieselbe Anfrage, oder keiner.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie entscheiden, was rausgeht. Kein Entwurf wird automatisch verschickt, auch nicht bei einfachen Fragen. Die Kategorien legen Sie fest, und wenn die KI eine E-Mail falsch einsortiert, schieben Sie sie um. Heikle Nachrichten, etwa eine Kündigung oder einen Streit, beantworten Sie ohnehin selbst.

Wo KI dabei hilft.

Die KI liest Betreff und Text und ordnet die E-Mail einer Ihrer Kategorien zu. Für Anfragen schreibt sie einen Entwurf auf Basis Ihrer bisherigen Antworten und einer kurzen Liste mit Fakten, etwa Öffnungszeiten, Preise und Abläufe. Ich setze dafür Claude oder ein OpenAI-Modell ein, über Schnittstellen ohne Training auf Ihren Daten. Ein festes Regelwerk allein schafft das nicht, weil Kunden dasselbe Anliegen auf hundert Arten formulieren.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Postfach mit 150 relevanten E-Mails pro Woche, Werbung nicht mitgezählt. Lesen, einordnen und beantworten kosten heute im Schnitt 2 Minuten, mit Sortierung und Entwurf etwa eine. 60 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert für eine Arbeitsstunde im Betrieb.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Die KI sortiert gut, aber nicht fehlerfrei. In den ersten Wochen schauen Sie auch in die Ordner, die Sie sonst ignorieren würden.
• Entwürfe sind so gut wie die Informationen, die die KI bekommt. Fehlen Preise oder Regeln, schreibt sie vage oder falsch. Dafür gibt es die Freigabe.
• Postfächer mit Mandanten-, Patienten- oder Personaldaten brauchen besondere Sorgfalt. Ob und wie die KI dort mitliest, klären wir vorher, oft mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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