Interne Wissenssuche mit KI

So läuft es heute.

Die neue Kollegin ist seit drei Wochen da. Sie fragt, wie man eine Reklamation erfasst. Am nächsten Tag, wo die Vorlage für das Abnahmeprotokoll liegt. Dann, welcher Lieferant für Sonderanfertigungen zuständig ist. Jede Frage ist berechtigt, jede Antwort dauert zwei Minuten. Aber jedes Mal reißt sie Sie oder einen erfahrenen Kollegen aus der Arbeit.

Die Antworten gibt es eigentlich. Es gibt ein Handbuch von 2021, einen Ordner mit Anleitungen, ein paar Seiten im Wiki und viele E-Mails, in denen jemand etwas erklärt hat. Nur sucht darin niemand, weil die Suche im Dateisystem bei „Reklamation“ 80 Dateien findet und keine davon die richtige zu sein scheint.

Also wird gefragt. Das Wissen bleibt in drei Köpfen. Und wenn einer dieser Köpfe in Urlaub ist oder kündigt, merken Sie, wie viel davon nirgends aufgeschrieben ist.

Was Sie weiter selbst machen.

Sie und Ihr Team schreiben das Wissen auf und halten es aktuell. Das ist der Teil, der am meisten Arbeit macht und den keine KI übernimmt. Veraltete Dokumente müssen raus, sonst antwortet die KI mit dem Stand von 2021. Bei allem, was Geld, Sicherheit oder Recht betrifft, prüfen Mitarbeiter die Quelle, bevor sie handeln.

Wo KI dabei hilft.

Die KI macht hier zwei Dinge. Sie findet zu einer Frage die passenden Abschnitte, auch wenn andere Wörter benutzt werden, als im Dokument stehen. Und sie formuliert aus diesen Abschnitten eine kurze Antwort. Sie darf dabei nur verwenden, was in Ihren Dokumenten steht, und muss die Quelle nennen. Das senkt das Risiko erfundener Antworten deutlich, beseitigt es aber nicht. Darum steht die Quelle immer dabei. Ich setze Claude oder ein OpenAI-Modell ein.

Rechenbeispiel.

Annahme: Ein Team, in dem pro Woche 25 Fragen an Kollegen gehen. Jede kostet heute rund 5 Minuten, zusammen für den, der fragt, und den, der antwortet. Danach bleiben etwa 2 Minuten zum Lesen und Prüfen der Quelle. 60 Euro pro Stunde sind ein angenommener Wert für eine Arbeitsstunde im Betrieb.

Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.

Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.

Grenzen und Voraussetzungen.

• Die KI weiß nur, was aufgeschrieben ist. Ist Ihr Wissen bisher vor allem in Köpfen, beginnt das Projekt mit Aufschreiben, nicht mit Technik.
• Die KI kann eine Stelle falsch verstehen oder zwei Dokumente vermischen. Sie ist eine Suchhilfe, kein Ersatz für das Nachlesen bei wichtigen Fragen.
• Zugriffsrechte müssen stimmen. Lohnlisten oder Personalakten gehören nicht in den Bestand, den alle durchsuchen können.
• Unter etwa zehn Mitarbeitern oder bei wenigen Dokumenten lohnt sich der Aufwand selten. Dann ist ein gut gepflegter Ordner mit klaren Namen die bessere Lösung.

Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.

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