Unterlagen für den Jahresabschluss
Jahresabschluss-Unterlagen per Checkliste anfordern: Jeder Mandant bekommt seine eigene Liste, sieht den Stand und wird an Fehlendes erinnert.
- Branche
- Steuerkanzleien
- Im Beispiel gespart
- 2,8 Std. pro Woche
- Nutzen
- hoch
- Aufwand
- mittel
- Werkzeuge
- n8n, Upload-Seite oder Formular mit Servern in der EU, Outlook oder Gmail, Tabelle oder Ihr DMS für die Übersicht
So läuft es heute.
Januar, Februar. Die Kanzlei verschickt an jeden bilanzierenden Mandanten die Liste für den Jahresabschluss: Inventur, Saldenbestätigungen, Darlehensverträge, Anlagenzugänge, offene Posten zum Stichtag. Meist ist es dieselbe Word-Vorlage für alle, ergänzt um ein paar Zeilen von Hand.
Zurück kommen die Unterlagen über Wochen, verteilt auf E-Mails, Uploads und Post. Wer wissen will, was beim Mandanten Müller noch fehlt, muss die Akte durchgehen. Die Fachkraft, die den Abschluss macht, merkt oft erst beim Arbeiten, dass die Inventurliste fehlt. Dann liegt die Akte wieder.
Das Problem ist selten die Liste selbst. Es ist der Überblick darüber, was davon schon da ist, und wer sich darum kümmert, dass der Rest kommt.
Heute
- Word-Vorlage kopieren und für den Mandanten anpassen.
- Liste per E-Mail oder Post verschicken.
- Eingehende Unterlagen in der Akte sammeln.
- Beim Abschluss feststellen, was fehlt, und nachfordern.
- Den Stand im Kopf oder in einer Tabelle führen.
Danach
- Aus der Vorjahresliste und dem Mandantentyp entsteht eine eigene Checkliste je Mandant.
- Ihr Team ergänzt Besonderheiten, etwa ein neues Darlehen, und gibt die Liste frei.
- Der Mandant bekommt einen Link: Er sieht seine Punkte und lädt zu jedem Punkt die Unterlagen hoch.
- Jeder Upload hakt den Punkt ab, der Mandant sieht, was noch offen ist.
- Alle zwei Wochen geht eine Erinnerung an offene Punkte raus, bis zum vereinbarten Termin.
- Ihr Team sieht in einer Übersicht, welche Akten vollständig sind und mit welcher es anfangen kann.
Was Sie weiter selbst machen.
Ihr Team entscheidet, was auf die Liste gehört. Es prüft, ob eine hochgeladene Unterlage wirklich die richtige ist, denn der Ablauf weiß nur, dass zu einem Punkt etwas kam. Und es bestimmt die Reihenfolge, in der die Abschlüsse bearbeitet werden. Die Übersicht hilft dabei, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Braucht es dafür KI?
Nein. Dieser Ablauf folgt festen Regeln. Das ist günstiger, schneller und leichter zu warten als eine KI-Lösung.
Rechenbeispiel.
Annahme: Eine Kanzlei mit etwa 140 Abschlüssen im Jahr, auf die Arbeitswochen verteilt rund drei pro Woche. Gerechnet sind Liste anpassen, Unterlagen zusammensuchen und nachfordern. Danach bleiben Freigabe und Prüfung. Typische Werte, kein Kundenfall.
Gerechnet mit rund 46 Arbeitswochen im Jahr. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Zeitrechner auf der Startseite nach.
Welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Automatisierungs-Check.
Grenzen und Voraussetzungen.
- Der Ablauf erkennt, dass zu einem Punkt eine Datei kam, nicht ob es die richtige ist. Das prüft Ihr Team.
- Mandanten, die alles als Papierstapel bringen, passen nicht in dieses Schema. Ihr Team kann die Punkte dann selbst abhaken, die Übersicht stimmt trotzdem.
- Die Checkliste lebt von der Vorjahresliste. Im ersten Jahr steckt etwas mehr Arbeit darin.
Diesen Ablauf automatisiere ich in 4 Wochen zum Festpreis, mit Garantie für den vereinbarten Umfang. So läuft Prozessautomatisierung mit einem KI-Berater bei mir.
Häufige Fragen zu diesem Ablauf.
Ja, mit anderer Liste. Bei Privatmandanten sind es eher Lohnsteuerbescheinigung, Spendenquittungen und Nebenkostenabrechnung. Der Ablauf ist derselbe: eigene Liste, Upload je Punkt, Erinnerung an Offenes.
Nicht unbedingt. Für viele reicht ein persönlicher Link mit begrenzter Gültigkeit, über den man nur hochladen, aber nichts herunterladen kann. Wer mehr Schutz will, bekommt einen Zugang mit Passwort. Das entscheiden wir nach Ihrer Mandantenstruktur.
Wer seine Belege dort schon hochlädt, kann das weiter tun, und die Checkliste kann darauf verweisen. Ob der Ablauf solche Uploads selbst erkennt, hängt von den Schnittstellen ab, die Ihrer Kanzlei offenstehen. Das prüfe ich vor dem Start.
Schildern Sie mir Ihren Ablauf in drei Sätzen.
Ich antworte innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht.
Lieber sprechen?
30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, ich frage nach. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
30 Minuten sprechen