Wann sich eine Automatisierung lohnt und wann nicht.
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Wann lohnt sich Automatisierung? Mit drei Fragen und einer einfachen Rechnung sehen Sie, ob sich Prozessautomatisierung für Ihren Ablauf bezahlt macht.
Nicht jeder Ablauf, der nervt, sollte automatisiert werden. Manche nerven nur, kosten aber kaum Zeit. Andere fallen gar nicht auf und fressen trotzdem jede Woche einen halben Tag. Ob sich eine Automatisierung lohnt, hängt an drei Fragen und an einer Rechnung, die Sie mit Stift und Zettel machen können.
Frage 1: Kommt der Ablauf jede Woche wieder?
Automatisierung lohnt sich bei Dingen, die oft passieren. Ein Angebot, das Sie zehnmal pro Woche schreiben, ist ein guter Kandidat. Die Jahresabrechnung, die einmal im Jahr ansteht, meistens nicht. Je öfter ein Ablauf vorkommt, desto schneller hat sich die Arbeit daran bezahlt gemacht.
Achten Sie dabei auf die kleinen Dinge. Fünf Minuten pro Anfrage klingen nach nichts. Bei dreißig Anfragen pro Woche sind das zweieinhalb Stunden. Genau diese Abläufe übersieht man, weil keiner davon allein weh tut.
Frage 2: Läuft er jedes Mal ähnlich ab?
Ein Ablauf muss nicht immer gleich sein. Er braucht aber ein Muster. Wenn Sie ihn einem neuen Mitarbeiter in zehn Minuten erklären könnten, kann ihn meistens auch ein Programm übernehmen. Verlangt jeder Fall eine eigene Entscheidung, wird es schwierig.
Oft steckt in einem scheinbar chaotischen Ablauf ein fester Kern. Die Anfrage kommt rein, jemand liest Name, Telefonnummer und Anliegen heraus, legt einen Vorgang an und antwortet. Die Antwort ist jedes Mal etwas anders, der Rest nicht. Diesen Rest kann ein Programm übernehmen, die Antwort bekommt einen Entwurf, den ein Mensch kurz prüft.
Frage 3: Liegen die Daten schon am Computer?
E-Mails, Ihre Branchensoftware, Tabellen, ein Kalender: Damit lässt sich arbeiten. Kommt alles auf Zetteln oder per Zuruf, fangen wir besser dort an. Manchmal ist ein einfaches Formular der erste und wichtigste Schritt.
Wenn ich bei einer der drei Fragen zögere, sage ich Ihnen das. Ein Ablauf, der sich nicht lohnt, wird durch Technik nicht besser.
Wie rechne ich aus, ob sich Automatisierung lohnt?
Schreiben Sie eine Woche lang mit, wie oft der Ablauf vorkommt und wie lange er dauert. Nehmen Sie die Stunden mal Ihren Stundensatz und mal rund 46 Arbeitswochen. Das Ergebnis zeigt, was Sie der Ablauf heute im Jahr kostet. Den Zeitrechner dafür finden Sie auf der Startseite.
Dann schätzen Sie, wie viel Zeit nach der Automatisierung übrig bleibt. Ganz verschwindet ein Ablauf selten. Meist bleibt ein Prüfschritt, ein Klick zur Freigabe, ein kurzer Blick auf Sonderfälle. Die Differenz ist Ihre Ersparnis. Davon ziehen Sie die laufenden Kosten ab, also Server, Lizenzen und, falls gewünscht, die Betreuung. Diese Posten sollte Ihnen jeder Anbieter vorher nennen.
Liegt die Ersparnis im ersten Jahr deutlich über dem, was die Automatisierung kostet, lohnt sich das Gespräch. Liegt sie darunter, behalten Sie Ihr Geld. Das ist auch mein eigener Maßstab: Rechnet sich ein Ablauf nicht innerhalb eines Jahres, rate ich ab.
Eine Beispielrechnung aus dem Handwerk
Die folgenden Zahlen sind Annahmen. Sie zeigen den Rechenweg, keine echten Werte aus einem Kundenprojekt. Setzen Sie Ihre eigenen ein.
Ein Elektrobetrieb schreibt pro Woche neun Angebote. Für jedes sucht der Chef abends die Positionen aus dem letzten ähnlichen Angebot zusammen, passt Mengen an und tippt alles in die Branchensoftware. Das dauert im Schnitt 40 Minuten. Neun mal 40 Minuten sind 360 Minuten, also sechs Stunden pro Woche.
Angenommen, eine Stunde des Chefs ist dem Betrieb 60 Euro wert. Dann kostet der Ablauf heute sechs mal 60 Euro, also 360 Euro pro Woche. Mal 46 Wochen ergibt das 16.560 Euro im Jahr.
Nach der Automatisierung kommt die Anfrage über ein Formular rein, ein Programm stellt die Positionen aus Vorlagen zusammen und legt einen Entwurf an. Der Chef prüft und passt an, rund zehn Minuten pro Angebot. Neun mal zehn Minuten sind anderthalb Stunden pro Woche. Das kostet 90 Euro pro Woche oder 4.140 Euro im Jahr.
Die Ersparnis liegt in diesem Beispiel bei 12.420 Euro im Jahr, bevor laufende Kosten abgezogen sind. Dazu kommt, was sich schlecht in Euro fassen lässt: Angebote gehen am selben Tag raus statt am Wochenende. Wer schneller antwortet, bekommt öfter den Auftrag. Das rechne ich bewusst nicht mit ein, weil ich es nicht seriös beziffern kann.
Beispiele aus anderen Branchen
Im Maklerbüro sind es fast immer die Portal-Anfragen. Jede einzelne ist schnell beantwortet, vielleicht in sechs Minuten. Bei 25 Anfragen pro Woche sind das zweieinhalb Stunden, und am Wochenende bleiben sie liegen. Hier lohnt sich die Automatisierung oft schon wegen der Antwortzeit.
In der Steuerkanzlei frisst das Nachfordern von Belegen Zeit. Eine Mitarbeiterin schreibt Mandanten an, hakt nach, prüft, was angekommen ist. Das sind selten große Blöcke, aber über die Woche verteilt kommen schnell mehrere Stunden zusammen.
Agenturen verlieren Zeit beim Weg von der erledigten Arbeit zur Rechnung: Stunden zusammensuchen, Projekte zuordnen, Rechnungen schreiben. Coaches verbringen viel Zeit mit Terminabstimmung und dem Verschicken von Unterlagen vor dem ersten Gespräch. Beides sind klassische Fälle mit klarem Muster.
Sonderfall: selten, aber teuer, wenn es schiefgeht
Es gibt eine Ausnahme von Frage 1. Manche Abläufe kommen nur ein paarmal im Jahr vor, aber ein Fehler kostet viel. Eine Wartung, die vertraglich fällig ist. Eine Frist, nach der ein Anspruch verfällt. Ein Vertrag, der sich automatisch verlängert, wenn niemand rechtzeitig kündigt.
Hier rechnen Sie anders. Nicht Zeit mal Häufigkeit, sondern: Was kostet ein Fehler, und wie oft passiert er? Angenommen, eine verpasste Frist kostet Sie im Schnitt 2.000 Euro und passiert etwa einmal im Jahr. Dann ist eine einfache Erinnerung, die zuverlässig rechtzeitig kommt, viel wert, auch wenn der Ablauf selbst nur Minuten dauert. Solche Erinnerungen sind meist schnell gebaut.
Welche Abläufe lohnen sich fast immer?
Aus meiner Erfahrung gehören diese Abläufe fast immer dazu: Anfragen aus E-Mail, Formular oder Portal erfassen und eine erste Antwort schicken. Angebote aus Vorlagen vorbereiten. Belege und Unterlagen einsammeln und erinnern, wenn etwas fehlt. Termine bestätigen und an Termine erinnern. Offene Rechnungen im Blick behalten und freundlich nachfassen.
Und ganz allgemein jede Stelle, an der jemand Daten von einem Programm ins andere abtippt. Das ist die dankbarste Aufgabe für eine Automatisierung, weil sie langweilig ist und Tippfehler produziert.
Und welche fast nie?
Einmalige Projekte, etwa ein Umzug der Ablage. Abläufe, die sich gerade ändern, weil Sie die Software wechseln oder das Team umbauen. Da baue ich erst, wenn sich der neue Weg eingespielt hat.
Auch alles, was Fingerspitzengefühl verlangt, bleibt besser beim Menschen: eine Preisverhandlung, ein schwieriges Kundengespräch, die Frage, ob ein Bewerber ins Team passt. Ein Programm kann hier höchstens vorbereiten. Und Abläufe, die im Monat zusammen eine Viertelstunde kosten, lohnen den Aufwand schlicht nicht.
Was in keiner Rechnung steht
Ein Ablauf, der automatisch läuft, macht keinen Urlaub und wird nicht krank. Er hängt nicht an der einen Mitarbeiterin, die als Einzige weiß, wie es geht. Für viele Inhaber ist das am Ende wichtiger als die gesparten Stunden. Ich würde es trotzdem nicht als Grund nehmen, wenn die Zahlen nicht passen. Erst muss die Rechnung stimmen, der Rest ist Zugabe.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Ablauf die drei Fragen besteht: Schildern Sie ihn mir in drei Sätzen. Ich sage Ihnen ehrlich, ob es sich lohnt. Auch wenn die Antwort nein ist.