Rechenbeispiel Handwerk: Was ein automatisierter Angebotsablauf an Zeit bringt.
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Angebote automatisieren im Handwerk: ein Rechenbeispiel mit typischen Annahmen, kein Kundenprojekt. Mit Rechenweg zum Nachrechnen mit Ihren Zahlen.
Ein Rechenbeispiel, kein Kundenprojekt
Das ist ein Rechenbeispiel mit typischen Annahmen, kein Kundenprojekt. Echte Fallbeispiele aus den Pilotprojekten folgen. Ich schreibe das so deutlich, weil im Netz viele Erfolgsgeschichten mit runden Zahlen kursieren, bei denen niemand sagt, woher die Zahlen kommen. Hier sehen Sie jede Annahme und jeden Rechenschritt. Passt Ihnen eine Annahme nicht, setzen Sie Ihre eigene Zahl ein und rechnen weiter.
Es geht um einen Ablauf, den fast jeder Handwerksbetrieb kennt: Eine Anfrage kommt rein, am Ende liegt beim Kunden ein Angebot, und eine Woche später fragt jemand nach. Diesen Ablauf zeige ich auch auf meiner Startseite und auf der Seite für Handwerksbetriebe. Die Minutenwerte hier sind dieselben.
Die Annahmen: ein typischer SHK- oder Elektrobetrieb
Der Betrieb bekommt 10 Angebotsanfragen pro Woche. Die Angebote schreibt der Chef selbst oder die Bürokraft, oft am Abend, wenn die Baustellen erledigt sind.
Für den Stundensatz nehme ich 70 €. Mit diesem Wert startet der Zeitrechner auf meiner Seite für Handwerksbetriebe. Gemeint ist, was eine Stunde Büroarbeit den Betrieb kostet oder was sie wert wäre, wenn der Chef sie stattdessen beim Kunden verbringt. Ihr Wert kann höher oder niedriger liegen.
Fürs Jahr rechne ich mit 46 Arbeitswochen, also 52 Wochen abzüglich Urlaub und Feiertage. Die Minuten je Schritt sind typische Werte. Gemessen habe ich sie in keinem echten Betrieb.
Wie läuft eine Angebotsanfrage heute ab?
Montagmorgen. Zwei Anfragen liegen im Postfach, eine kam über das Kontaktformular. Bis alles beisammen ist, vergehen rund 5 Minuten. Dann tippt jemand Name, Adresse und Telefonnummer in die Handwerkersoftware, noch einmal 6 Minuten.
Die Fotos und das Aufmaß vom Termin beim Kunden liegen auf dem Handy des Monteurs. Sie in den richtigen Kundenordner zu sortieren, dauert in diesem Beispiel 8 Minuten. Erst dann beginnt die eigentliche Arbeit: das Angebot aus Textbausteinen zusammensetzen, Positionen suchen, Preise prüfen. Dafür setze ich 15 Minuten an.
Das fertige Angebot geht als PDF raus, 3 Minuten. Eine Woche später soll jemand nachfassen, ob der Kunde es gelesen hat. Das sind noch einmal 5 Minuten, wenn es überhaupt passiert.
Zusammen: 5 + 6 + 8 + 15 + 3 + 5 = 42 Minuten pro Anfrage. Keiner dieser Schritte ist schwer. Bei 10 Anfragen kommen trotzdem 420 Minuten zusammen, das sind 7 Stunden pro Woche.
Wie sieht der Ablauf mit Automatisierung aus?
Anfragen aus E-Mail und Kontaktformular landen gesammelt an einer Stelle. Die Kundendaten werden in die Handwerkersoftware übernommen, sofern die Software das zulässt. Fotos, die der Monteur vom Handy schickt, landen im richtigen Kundenordner.
Aus Aufmaß und Ihren Standardpositionen entsteht ein Angebotsentwurf. Nach Ihrer Freigabe geht das Angebot automatisch als PDF raus. Nach einer Woche bekommt der Kunde eine freundliche Erinnerung, ohne dass jemand daran denken muss. Sie sehen, wer geantwortet hat.
Gebaut wird so etwas bei mir meist mit n8n. Das Programm verbindet Postfach, Formular, Fotoablage und Handwerkersoftware. KI kommt höchstens an einer Stelle ins Spiel: beim Lesen frei formulierter Anfragen. Der Rest sind feste Regeln, die jedes Mal gleich abgearbeitet werden.
Was macht der Mensch weiter selbst?
Das Angebot. In diesem Beispiel bleiben von 15 Minuten 8 übrig. Sie prüfen den Entwurf, ergänzen, was nur zu diesem Kunden passt, und geben frei. Ohne Ihre Freigabe geht nichts raus.
Ich halte das für richtig. Ein Angebot ist eine Zusage über Geld. Ob hinter der Wand im Altbau eine Überraschung wartet oder ob der Stammkunde einen Nachlass bekommt, weiß Ihre Software nicht. Sie wissen es.
Die Automatisierung übernimmt das Abtippen und Sortieren. Das Nachdenken bleibt bei Ihnen.
Automatisierung im Handwerk: das Beispiel in Zahlen
Pro Anfrage: vorher 42 Minuten, nachher 8 Minuten. Gespart sind 34 Minuten.
Pro Woche: 34 Minuten mal 10 Anfragen ergeben 340 Minuten, also 5 Stunden und 40 Minuten. Vorher hat der Ablauf 7 Stunden pro Woche gekostet, nachher 1 Stunde und 20 Minuten.
Pro Jahr: 340 Minuten mal 46 Wochen ergeben 15.640 Minuten, rund 261 Stunden. Mal 70 € sind das 18.247 € im Jahr. Zum Vergleich: Der ganze Ablauf kostet heute rund 322 Stunden oder 22.540 € im Jahr, danach rund 61 Stunden oder 4.293 €.
Eine ehrliche Einschränkung: Gesparte Stunden sind kein Geld auf dem Konto. Wenn Sie Angebote bisher am Sonntagabend geschrieben haben, bekommen Sie zuerst Ihren Sonntag zurück. Das ist viel wert, steht aber auf keiner Rechnung. Zu Geld wird die Zeit erst, wenn Sie sie für Aufträge, Kunden oder Ihre Leute einsetzen.
Was die Rechnung nicht enthält
Ich habe bewusst nur die Zeit gerechnet. Ein paar Dinge fehlen, weil ich sie nicht seriös beziffern kann.
Das Nachfassen zum Beispiel. In vielen Betrieben fragt heute niemand nach, ob das Angebot angekommen ist. Geht nach einer Woche zuverlässig eine Erinnerung raus, kommen vielleicht ein paar Aufträge mehr zustande. Wie viele, weiß ich nicht. Deshalb steht dafür in der Rechnung null. Meine Garantie bezieht sich auch nur auf die Zeit. Mehr Umsatz verspreche ich nicht.
Ähnlich ist es mit der schnelleren Antwort. Ein Angebot, das am Dienstag statt am Freitag beim Kunden liegt, hat wahrscheinlich bessere Chancen. Gerechnet habe ich das nicht.
Auf der anderen Seite fehlen Kosten. Ihre eigene Zeit im Projekt, rund 5 Stunden über vier Wochen verteilt. Dazu je nach Aufbau laufende Kosten für den Server und für eine KI-Schnittstelle, falls eine gebraucht wird. Diese Beträge stehen vorher im schriftlichen Angebot. Eine Betreuung nach dem Projekt ist freiwillig und monatlich kündbar.
Was kostet es, Angebote zu automatisieren, und wann rechnet es sich?
Für die ersten drei Betriebe gilt ein Pilotpreis: 1.999 € netto zzgl. USt. für einen Ablauf, mit derselben Garantie wie sonst. Im Gegenzug darf ich das Ergebnis mit Vorher-Nachher-Zahlen als Fallbeispiel zeigen, wenn Sie einverstanden sind. Aus diesen Projekten entstehen die echten Fallbeispiele.
Danach gilt ein Festpreis nach Aufwand, den Sie nach dem Erstgespräch schriftlich bekommen. Er richtet sich nach dem Ablauf, nicht nach meinen Stunden. Mein Maßstab: Die Automatisierung muss sich innerhalb eines Jahres bezahlt machen. Sonst rate ich Ihnen ab.
Wann hat sich der automatisierte Angebotsablauf bezahlt gemacht? Ich rechne mit dem Pilotpreis als Beispiel. Die gesparten 340 Minuten pro Woche sind bei 70 € pro Stunde rund 397 € wert. 1.999 € geteilt durch 397 € ergibt gut 5 Arbeitswochen.
Zählen Sie Ihre eigenen 5 Stunden im Projekt dazu, also 350 €, sind es 2.349 € und knapp 6 Wochen.
Und wenn nur halb so viel passiert? Bei 5 statt 10 Anfragen pro Woche sparen Sie 170 Minuten, rund 198 € pro Woche. Dann dauert es etwa 10 Wochen, bis die 1.999 € wieder drin sind. Im Jahr kommen in dieser Variante rund 130 Stunden oder 9.123 € zusammen.
Bei einem regulären Festpreis verschiebt sich das Ergebnis. Den Preis kenne ich erst, wenn ich Ihren Ablauf gesehen habe. Der Rechenweg bleibt derselbe: Preis geteilt durch den Wert der gesparten Zeit pro Woche.
Wo das Beispiel an seine Grenzen kommt
Die Minutenwerte sind typisch, nicht gemessen. In Ihrem Betrieb kann das Angebot 30 Minuten dauern oder 10. Schreiben Sie eine Woche lang mit, bevor Sie einer Rechnung glauben, auch meiner.
Ihre Software muss mitspielen. Ob die Handwerkersoftware Kundendaten und Angebotsentwürfe von außen annimmt, hängt vom Programm ab. Manche haben eine Schnittstelle, andere nehmen Daten per Import oder E-Mail an. Das prüfe ich im Erstgespräch, bevor Sie etwas bezahlen. Geht es gar nicht, fallen Schritte aus der Rechnung.
Der Entwurf ist nur so gut wie Ihre Standardpositionen. Sind die veraltet oder doppelt angelegt, räumen wir zuerst auf. Sonderfälle bleiben Sonderfälle: Die Sanierung im Altbau mit mehreren Gewerken braucht mehr als 8 Minuten Prüfung.
Kommen die meisten Anfragen per Telefon, fällt der erste Schritt nicht ganz weg. Dann braucht es ein kurzes Formular, in das jemand die Anfrage schon beim Telefonat einträgt.
So rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Nehmen Sie die Minuten, die eine Anfrage heute kostet, und schätzen Sie, was davon übrig bliebe. Die Differenz mal Anfragen pro Woche ergibt die gesparten Minuten pro Woche. Geteilt durch 60 und mal Ihren Stundensatz ergibt das den Wert pro Woche. Mal 46 haben Sie das Jahr.
Den Zeitrechner dafür finden Sie auf der Seite für Handwerksbetriebe. Wenn Sie mir Ihre Zahlen schicken, sage ich Ihnen ehrlich, ob sich das bei Ihnen lohnt. Auch wenn die Antwort nein lautet.