Rechenbeispiel Makler: Was eine automatisierte Antwort auf Portal-Anfragen an Zeit bringt.
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Portal-Anfragen automatisieren im Maklerbüro: ein Rechenbeispiel mit typischen Annahmen, kein Kundenprojekt. Von der Anfrage bis zur Besichtigung.
Ein Rechenbeispiel, kein Kundenprojekt
Das ist ein Rechenbeispiel mit typischen Annahmen, kein Kundenprojekt. Echte Fallbeispiele aus den Pilotprojekten folgen. Wie beim Rechenbeispiel für den Handwerksbetrieb zeige ich jede Annahme und jeden Rechenschritt. Sie sollen das mit Ihren eigenen Zahlen nachrechnen können.
Der Ablauf: Ein Interessent fragt über ein Immobilienportal an, und am Ende steht ein Besichtigungstermin im Kalender. Dazwischen liegen sechs kleine Schritte, die in vielen Maklerbüros jeden Tag von Hand passieren. Die Minutenwerte sind dieselben wie im Vorher-Nachher-Beispiel auf meiner Seite für Immobilienmakler.
Die Annahmen für das Maklerbüro
Das Büro bekommt 25 Portal-Anfragen pro Woche. Das ist eine Annahme. Bei einer gefragten Mietwohnung können es an einem Wochenende mehr sein, bei einem Einfamilienhaus auf dem Land deutlich weniger.
Für den Stundensatz nehme ich 90 €. Mit diesem Wert startet der Zeitrechner auf meiner Seite für Immobilienmakler. Gemeint ist, was eine Stunde Ihrer Zeit wert ist, wenn Sie sie statt mit E-Mails mit Eigentümern, Akquise oder Besichtigungen verbringen. Fürs Jahr rechne ich mit 46 Arbeitswochen, also 52 Wochen abzüglich Urlaub und Feiertage.
Eine Annahme macht die Rechnung freundlicher, als die Wirklichkeit ist: Im Grundbeispiel läuft jede Anfrage bis zur Besichtigung durch. Weiter unten rechne ich deshalb auch eine vorsichtigere Variante.
Wie läuft eine Portal-Anfrage heute ab?
Die Anfrage kommt als E-Mail vom Portal. Öffnen und lesen: 2 Minuten. Name, E-Mail und Telefonnummer in die Maklersoftware übertragen: 3 Minuten. Eine Antwort schreiben und das Exposé anhängen: 4 Minuten.
Dann kommen die Rückfragen. Wie hoch ist das Budget, wann wäre ein Termin möglich? Das per E-Mail zu klären, setze ich mit 3 Minuten an. Am teuersten ist der Besichtigungstermin. Vorschlag, Absage, neuer Vorschlag, Bestätigung: 6 Minuten. Am Tag davor geht eine Erinnerung raus, noch einmal 2 Minuten.
Zusammen: 2 + 3 + 4 + 3 + 6 + 2 = 20 Minuten pro Anfrage. Bei 25 Anfragen sind das 500 Minuten, also 8 Stunden und 20 Minuten pro Woche. Ein ganzer Arbeitstag, verteilt auf viele kleine Lücken zwischen zwei Besichtigungen.
Wie sieht der Ablauf mit Automatisierung aus?
Die Anfrage wird aus der Portal-E-Mail ausgelesen und übernommen. Der Kontakt wird in der Maklersoftware angelegt, sofern die Software das zulässt. Die Antwort mit Exposé geht sofort raus, in Ihren Worten und mit Ihrem Namen darunter.
Statt Rückfragen per E-Mail bekommt der Interessent ein kurzes Formular mit den Fragen, die Sie vorab klären wollen. Aus Ihren freien Zeiten bucht er selbst einen Besichtigungstermin. Die Erinnerung vor dem Termin geht automatisch raus.
Für diesen Ablauf braucht es kaum KI. Portal-E-Mails haben ein festes Format, das lässt sich mit klaren Regeln zuverlässig auslesen. KI kann helfen, wenn ein Interessent im Freitext eine echte Frage stellt: Dann wird die Anfrage Ihnen gesondert vorgelegt. Gebaut wird das bei mir meist mit n8n, auf einem Server in der EU.
Was macht der Makler weiter selbst?
Pro Anfrage bleibt in diesem Beispiel eine Minute: Sie schauen sich die gebuchten Termine kurz an. Passt der Interessent zum Objekt, passt die Uhrzeit in Ihren Tag? Wenn nicht, sagen Sie ab oder verschieben.
Alles, was über die erste Antwort hinausgeht, bleibt bei Ihnen. Zusagen, Preisgespräche, Absagen an Interessenten mit Rückfragen. Die Besichtigung selbst sowieso. Die Automatisierung verschafft Ihnen Zeit für diese Gespräche. Sie führt sie nicht für Sie.
Eine schnelle Antwort mit Exposé ersetzt Ihre Beratung nicht. Sie sorgt dafür, dass der Interessent noch da ist, wenn Sie Zeit für ihn haben.
Wie viel Zeit spart die Automatisierung im Maklerbüro?
Pro Anfrage: vorher 20 Minuten, nachher 1 Minute. Gespart sind 19 Minuten.
Pro Woche: 19 Minuten mal 25 Anfragen ergeben 475 Minuten, also 7 Stunden und 55 Minuten. Übrig bleiben 25 Minuten pro Woche für das Ansehen der Termine.
Pro Jahr: 475 Minuten mal 46 Wochen ergeben 21.850 Minuten, rund 364 Stunden. Mal 90 € sind das 32.775 € im Jahr. Zum Vergleich: Heute kostet der Ablauf rund 383 Stunden oder 34.500 € im Jahr, danach rund 19 Stunden oder 1.725 €.
Jetzt die vorsichtigere Variante. Nicht jede Anfrage endet in einer Besichtigung. Angenommen, nur 10 von 25 Interessenten kommen so weit. Die ersten vier Schritte sparen weiter 12 Minuten bei allen 25 Anfragen, das sind 300 Minuten. Terminabstimmung und Erinnerung sparen 7 Minuten, aber nur bei 10 Anfragen, also 70 Minuten. Zusammen 370 Minuten pro Woche, gut 6 Stunden. Im Jahr sind das rund 284 Stunden oder 25.530 €.
Gesparte Stunden sind auch hier kein Geld auf dem Konto. Zu Geld werden sie, wenn Sie die Zeit in Akquise, Eigentümergespräche oder Besichtigungen stecken. Oder Sie haben abends einfach früher Schluss, was auch etwas wert ist.
Was die Rechnung nicht enthält
Den möglichen Vorsprung durch die schnelle Antwort. Wer auf einem Portal anfragt, fragt oft auch bei anderen Maklern an. Wer zuerst eine brauchbare Antwort schickt, hat bessere Karten. Ob daraus mehr Besichtigungen oder Abschlüsse werden, kann ich nicht beziffern. In der Rechnung steht dafür null.
Auch weniger ausgefallene Termine durch die Erinnerung sind möglich, aber nicht gerechnet. Das Nachfordern von Selbstauskünften und Unterlagen gehört ebenfalls nicht dazu. Das wäre ein eigener Ablauf mit einer eigenen Rechnung.
Auf der Kostenseite fehlen Ihre eigenen rund 5 Stunden im Projekt. Dazu kommen je nach Aufbau laufende Kosten für den Server und für eine KI-Schnittstelle, falls eine gebraucht wird. Diese Beträge stehen vorher im schriftlichen Angebot.
Was kostet es, Portal-Anfragen zu automatisieren, und wann rechnet es sich?
Für die ersten drei Betriebe gilt ein Pilotpreis: 1.999 € netto zzgl. USt. für einen Ablauf, mit derselben Garantie wie sonst. Im Gegenzug darf ich das Ergebnis mit Vorher-Nachher-Zahlen als Fallbeispiel zeigen, wenn Sie einverstanden sind. Danach gilt ein Festpreis nach Aufwand, den Sie nach dem Erstgespräch schriftlich bekommen. Mein Maßstab: Er muss sich innerhalb eines Jahres bezahlt machen.
Mit dem Pilotpreis als Beispiel: 475 Minuten pro Woche sind bei 90 € pro Stunde 712,50 € wert. 1.999 € geteilt durch 712,50 € ergibt knapp 3 Arbeitswochen. Mit Ihren eigenen 5 Stunden im Projekt, also 450 €, sind es 2.449 € und rund dreieinhalb Wochen. In der vorsichtigen Variante mit 370 Minuten sind es 555 € pro Woche und knapp 4 Wochen bis zum Pilotpreis.
Solche Zahlen sehen fast zu gut aus. Sie hängen an den 25 Anfragen pro Woche. Bei 5 Anfragen sparen Sie 95 Minuten, gut 140 € pro Woche, und brauchen rund 14 Wochen. Ein Büro mit wenigen Anfragen prüft besser zuerst, ob ein anderer Ablauf mehr Zeit kostet.
Wo das Beispiel an seine Grenzen kommt
Der Objektstatus muss stimmen. Ist eine Wohnung schon reserviert und gehen trotzdem Exposés raus, ärgern sich Interessenten zu Recht. Deshalb hängt die automatische Antwort am Status in Ihrer Maklersoftware oder an einer einfachen Liste, die Sie pflegen.
Portale ändern ab und zu das Format ihrer E-Mails. Dann muss das Auslesen angepasst werden. Dafür gibt es die freiwillige Betreuung, oder ich zeige Ihnen, wo Sie selbst nachbessern.
Die Maklersoftware muss mitspielen. Ob sie Kontakte von außen annimmt, prüfe ich vor dem Start. Und es geht um Daten von Interessenten. Die bleiben in Ihren Systemen oder auf Servern in der EU, Selbstauskünfte nur so lange, wie Sie sie brauchen.
Die Minutenwerte sind typisch, nicht gemessen. Schreiben Sie eine Woche lang mit, wie lange eine Anfrage bei Ihnen wirklich dauert.
So rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Minuten pro Anfrage heute minus Minuten danach, mal Anfragen pro Woche: Das sind die gesparten Minuten pro Woche. Geteilt durch 60 und mal Ihren Stundensatz ergibt den Wert pro Woche, mal 46 das Jahr. Kommt nur ein Teil der Interessenten zur Besichtigung, rechnen Sie die Terminschritte nur für diesen Teil.
Den Zeitrechner finden Sie auf der Seite für Immobilienmakler. Schicken Sie mir Ihre Zahlen, dann sage ich Ihnen ehrlich, ob sich das bei Ihnen rechnet.