Warum ich meistens n8n einsetze.
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Workflow-Automatisierung mit n8n: was das Werkzeug kann, warum ich es auf EU-Servern betreibe, wo seine Schwächen liegen und wann ich etwas anderes nehme.
Für die meisten Abläufe brauchen Sie keine neue Software. Sie brauchen eine Verbindung zwischen den Programmen, die Sie schon haben. Dafür setze ich meistens n8n ein. Hier erkläre ich, was das ist, was dafür spricht und wo die Grenzen liegen. Auch die Nachteile, denn die gibt es.
Was ist n8n?
n8n ist ein Werkzeug, mit dem sich Programme verbinden lassen. Eine neue Anfrage im Postfach kann so automatisch in Ihrer Branchensoftware landen, eine Erinnerung auslösen oder einen Termin vorschlagen. Sie müssen dafür nichts Neues lernen. Ihre gewohnten Programme bleiben.
Technisch besteht ein Ablauf in n8n aus Bausteinen, die nacheinander arbeiten. Am Anfang steht ein Auslöser: eine neue E-Mail, ein ausgefülltes Formular, eine bestimmte Uhrzeit. Danach folgen Schritte wie Daten auslesen, prüfen, in ein anderes Programm schreiben oder eine Nachricht verschicken. Für viele gängige Programme gibt es fertige Bausteine. Für den Rest gibt es einen allgemeinen Baustein, der jede Software mit offener Schnittstelle ansprechen kann.
Wie sieht Workflow-Automatisierung mit n8n im Alltag aus?
Ein Beispiel aus dem Maklerbüro. Eine Anfrage kommt über ein Immobilienportal per E-Mail. n8n liest Name, Telefonnummer und das gewünschte Objekt heraus, legt den Kontakt in der Maklersoftware an und schickt dem Interessenten das passende Exposé. Meldet er sich nach zwei Tagen nicht, bekommt der Makler eine Erinnerung zum Nachfassen. Niemand muss dafür etwas abtippen.
Ein Beispiel aus dem Handwerk. Ein Kunde füllt auf der Website ein kurzes Formular aus. n8n legt einen Vorgang an, prüft, ob alle Angaben da sind, und bereitet aus Vorlagen einen Angebotsentwurf vor. Der Chef prüft ihn am nächsten Morgen und schickt ihn ab. Wo nötig, liest ein KI-Baustein Freitext aus, etwa die Beschreibung eines Schadens.
Beide Abläufe laufen im Hintergrund. Das Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt.
Warum keine fertige Komplettlösung?
Komplettlösungen versprechen, alles in einem zu können. In der Praxis heißt das oft: neue Software, neue Abläufe, Schulung für das ganze Team und eine Lizenz pro Nutzer. Für einen Betrieb mit zehn oder zwanzig Leuten ist das viel Aufwand für ein Problem, das sich mit einer Verbindung lösen lässt.
Was für n8n spricht
n8n kann auf einem eigenen Server in der EU laufen. Ihre Daten bleiben damit in Ihrer Hand. Es gibt keine Kosten pro Nutzer. Und weil die Abläufe offen einsehbar sind, sind Sie nicht an mich gebunden. Ein anderer Dienstleister kann jederzeit übernehmen.
Ein weiterer Punkt ist die Übersicht. Jeder Ablauf ist in n8n als Kette von Bausteinen zu sehen. Wenn etwas schiefgeht, sieht man, an welcher Stelle. Jede Ausführung wird protokolliert, mit den Daten, die durchgelaufen sind. Das macht Fehlersuche deutlich einfacher als bei einem Skript, das irgendwo im Hintergrund läuft.
Und n8n kommt gut mit KI zurecht. Ich kann an einer Stelle im Ablauf ein Sprachmodell einbauen, etwa Claude von Anthropic oder ein Modell von OpenAI, und alle anderen Schritte bleiben feste Regeln. So bekommt die KI genau die Aufgabe, die sie kann, und sonst keine.
Was ich baue, gehört Ihnen. Das gilt auch für das Werkzeug, auf dem es läuft.
n8n selbst hosten: Server in der EU
Selbst hosten heißt: n8n läuft nicht in der Cloud des Herstellers, sondern auf einem Server, den Sie mieten. Meine Installationen laufen bei Hostinger in einem Rechenzentrum in der EU. Der Vorteil: Sie wissen, wo Ihre Daten liegen, und es gibt keinen Anbieter in der Mitte, der mitliest oder die Preise pro Ablauf erhöht.
Der Preis dafür ist Pflege. Ein eigener Server braucht Updates, Sicherungen und jemanden, der merkt, wenn etwas nicht läuft. Das übernehme ich in der Betreuung nach dem Projekt, die monatlich kündbar ist. Sie können es auch selbst machen oder einem anderen Dienstleister geben. Wichtig ist nur, dass es jemand tut.
Welche Nachteile hat n8n?
Ehrlich gesagt einige. Die Oberfläche ist überwiegend englisch. Für Laien ist n8n schwerer zu bedienen als manche Werkzeuge, die mit Klick-Assistenten werben. Wer selbst kleine Änderungen machen will, braucht eine Einarbeitung.
n8n entwickelt sich schnell. Neue Versionen erscheinen oft, und gelegentlich verhält sich ein Baustein nach einem Update anders als vorher. Ich spiele Updates deshalb nicht blind ein, sondern prüfe vorher, ob die laufenden Abläufe betroffen sind. Wer seinen Server selbst pflegt, sollte das genauso halten.
Nicht jede Branchensoftware hat einen fertigen Baustein. Dann baue ich die Verbindung über die Schnittstelle der Software. Das geht, kostet aber Zeit. Und manche ältere Software hat gar keine Schnittstelle. Dann wird es mühsam, und ich sage Ihnen vorher, ob sich der Aufwand lohnt.
Zuletzt: n8n ist nicht im klassischen Sinne Open Source. Der Quellcode ist offen einsehbar, die Lizenz setzt aber Grenzen, etwa wenn jemand n8n weiterverkaufen will. Für den Einsatz im eigenen Betrieb spielt das in der Regel keine Rolle. Einige Zusatzfunktionen gibt es nur in den kostenpflichtigen Varianten des Herstellers.
Was kostet n8n im Betrieb?
Bei der selbst betriebenen Version zahlen Sie für den Einsatz im eigenen Betrieb in der Regel keine Lizenz an den Hersteller. Es fallen andere Kosten an. Erstens die Miete für den Server, ein fester Monatsbetrag, der sich nicht nach der Zahl der Abläufe richtet. Zweitens die Aufrufe an KI-Dienste, falls ein Ablauf damit arbeitet. Die werden nach Menge abgerechnet. Drittens der Aufbau des Ablaufs selbst und, wenn Sie möchten, die Betreuung.
Den Aufbau berechne ich zum Festpreis nach Aufwand. Den Preis bekommen Sie nach dem Erstgespräch schriftlich, zusammen mit einer Schätzung der laufenden Kosten. So sehen Sie vor dem Start, ob sich der Ablauf im ersten Jahr rechnet.
Wann ich etwas anderes nehme
Bringt Ihre Software schon eine passende Funktion mit, nehmen wir die. Manchmal reicht eine kleine Einstellung im Kalender oder im E-Mail-Programm. Das sage ich Ihnen dann, statt etwas zu bauen, das Sie nicht brauchen.
Arbeitet Ihr Team ganz in Microsoft 365 und laufen dort schon Abläufe, kann es sinnvoller sein, dort weiterzumachen. Haben Sie bereits Abläufe in einem anderen Werkzeug, die funktionieren, baue ich sie nicht aus Prinzip um. Und manche Aufgaben löst ein kleines Programm besser als ein Ablauf aus Bausteinen, etwa eine aufwendige Berechnung. Dann schreibe ich das Programm und binde es an.
Was macht ein n8n-Berater?
Das Werkzeug ist der kleinere Teil der Arbeit. Der größere Teil ist, den Ablauf zu verstehen: Wo kommt die Anfrage her, wer macht was, welche Sonderfälle gibt es, was passiert, wenn etwas fehlt? Erst danach wird gebaut.
Bei mir läuft das so: Wir nehmen den Ablauf auf, der Sie jede Woche am meisten Zeit kostet. Ich baue ihn in n8n, wir testen mit echten Fällen, und ich übergebe ihn mit einer Beschreibung, die auch ein anderer versteht. Das dauert vier Wochen und kostet einen Festpreis, den Sie nach dem Erstgespräch schriftlich bekommen. Läuft der Ablauf danach nicht, bessere ich ohne Aufpreis nach, bis er den vereinbarten Umfang erfüllt.
Zur Übergabe gehört auch, dass Ihr Team weiß, was der Ablauf tut und was zu tun ist, wenn er einmal stehen bleibt. Das zeige ich in einer kurzen Einweisung. Danach entscheiden Sie, ob Sie die Betreuung bei mir lassen, selbst übernehmen oder einem anderen Dienstleister geben.