Fehlende Belege anfordern
Heute
Listen erstellen, E-Mails schreiben, nachtelefonieren. Jeden Monat wieder.
Danach
Mandanten bekommen eine klare Liste, was fehlt, und eine Erinnerung, bis alles da ist.
Automatisierung für Steuerkanzleien Weniger Belegen hinterherlaufen. Mehr Zeit für die Beratung.
Den Ablauf, der Ihren Betrieb jede Woche am meisten Zeit kostet, automatisiere ich in 4 Wochen. Läuft er im vereinbarten Umfang nicht, bessere ich ohne Aufpreis nach.
Ablauf in 3 Sätzen schildernAntwort in 24 Stunden
30 Minuten sprechen- Fehlende Belege anfordern, ohne hinterherzulaufen
- Posteingang sortiert, bevor Ihr Team anfängt
- Neue Mandanten mit vollständigen Unterlagen
Wo die Zeit bei Steuerkanzleien hingeht
- Belege anfordern4 bis 6 Std.
- Posteingang sortieren2 bis 4 Std.
- Neue Mandanten aufnehmen1 bis 2 Std.
Zusammen: 7 bis 12 Std. pro Woche
Den größten Brocken nehme ich Ihnen in 4 Wochen ab.
Grobe Werte aus Gesprächen, keine Messung in Ihrem Betrieb.
Drei Szenen aus dem Alltag von Steuerkanzleien.
Monatsende. Bei der Hälfte der Mandanten fehlt etwas.
Listen erstellen, E-Mails schreiben, nachtelefonieren. Ihre Fachkräfte machen Botendienste statt Buchhaltung.
Belege
ca. 4 bis 6 Std. pro Woche
Belege kommen als Foto, als PDF, als ZIP und auf Papier.
Alles muss geöffnet, benannt und zugeordnet werden, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Posteingang
ca. 2 bis 4 Std. pro Woche
Der neue Mandant ist da. Die Unterlagen noch nicht.
Vollmachten, Fragebögen, Bankdaten: Bis alles vollständig ist, gehen viele E-Mails hin und her.
Neue Mandanten
ca. 1 bis 2 Std. pro Woche
Was ich für Steuerkanzleien automatisiere.
Eine Auswahl. Welcher Ablauf bei Ihnen der richtige ist, klären wir im ersten Gespräch.
Belege sortieren
Heute
Fotos, PDFs und ZIP-Dateien kommen durcheinander und müssen benannt und zugeordnet werden.
Danach
Eingehende Belege werden benannt und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Ihr Team prüft nur noch.
Mandanten aufnehmen
Heute
Vollmachten, Fragebögen und Bankdaten kommen nach und nach, oft unvollständig.
Danach
Neue Mandanten laden alles über ein Formular hoch. Fehlt etwas, wird nachgefragt.
Fristen im Blick
Heute
Fristen hängen an Kalendern und Köpfen einzelner Mitarbeiter.
Danach
Rechtzeitig vor einer Frist gehen Hinweise an Mandanten und Team.
Fehlende Belege bei einem Mandanten anfordern.
Beispielablauf. Die Minuten sind typische Werte, kein Kundenfall.
Vorher, pro Vorgang33 Min.
Nachher, pro Vorgang6 Min.
Was bei Ihnen bleibt: die Abgleichliste prüfen (ca. 3 Min.), zugeordnete Belege kurz ansehen (ca. 1 Min.), bei wenigen Mandanten nachtelefonieren (ca. 2 Min.).
Gespart bei 15 Mandanten pro Woche6,8 Std.pro Woche
- Kontoauszug mit vorhandenen Belegen abgleichenAbgleich läuft vorab, Ihr Team prüft die Liste10 Min.3 Min.
- Liste der fehlenden Belege schreibenListe entsteht automatisch5 Min.läuft allein
- E-Mail an den Mandanten formulierenE-Mail mit Liste geht raus4 Min.läuft allein
- Nach einer Woche erinnernErinnerung geht automatisch raus3 Min.läuft allein
- Eingegangene Belege zuordnenBelege werden zugeordnet, Ihr Team schaut kurz drauf6 Min.1 Min.
- Nachtelefonieren, wenn immer noch etwas fehltNur noch bei den wenigen, die nicht reagieren5 Min.2 Min.
In 4 Wochen von der Aufnahme bis zur Übergabe.
Ihr Aufwand insgesamt: rund 5 Stunden. Den Rest erledige ich.
Woche 1: Ablauf gemeinsam aufnehmen
Eine Beschreibung des Ablaufs und einen Plan, was automatisiert wird.
Ihre Zeit: ca. 2 Std.Woche 2: Bauen
Einen kurzen Zwischenstand am Ende der Woche.
Ihre Zeit: ca. 15 Min.Woche 3: Im Alltag testen
Eine Lösung, die Ihre echten Fälle kennt.
Ihre Zeit: ca. 1 Std.Woche 4: Übergeben und einweisen
Alle Zugänge, eine Anleitung zum Nachlesen und ein kurzes Erklärvideo.
Ihre Zeit: ca. 1,5 Std.
Läuft der vereinbarte Ablauf nach 4 Wochen nicht, bessere ich ohne Aufpreis nach.
Für den vereinbarten Umfang trage ich das Risiko. Damit klar ist, worüber wir reden:
- Was „läuft“ heißt
- Der vereinbarte Ablauf erledigt seine Aufgabe im Alltag, mit Ihren echten Daten, ohne dass Sie nachhelfen müssen.
- Woran wir das messen
- Wir halten zu Beginn schriftlich fest, was der Ablauf können soll. Daran messen wir am Ende.
- Was ich nicht zusage
- Mehr Umsatz. Ich verspreche Ihnen Zeit, keine Umsatzzahlen.
- Was nicht dazugehört
- Wünsche, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen. Die biete ich Ihnen gern an, nach Aufwand und mit Preis vorab.
Was kostet Sie der Ablauf heute?
7 Std. × 85 € × 46 Arbeitswochen
322 Stunden und 27.370 Euro pro Jahr.
Ihre eigene Rechnung mit Ihren Werten. Keine Zusage von mir.
Was Steuerkanzleien mich vorher fragen.
Das hängt davon ab, wie Ihre Kanzlei arbeitet. Viele Schritte rund um Belege und Mandantenkommunikation lassen sich vor der Buchhaltung automatisieren, zum Beispiel das Anfordern und Sortieren. Welche Anbindung bei Ihnen möglich ist, prüfe ich vor dem Start.
Mandantendaten bleiben unter Ihrer Kontrolle, auf Servern in der EU und mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Vor dem Start verpflichte ich mich schriftlich zur Verschwiegenheit. KI setze ich nur ein, wo sie nötig ist, und nur mit Diensten, die keine Daten zum Training verwenden.
Nein. Es nimmt ihnen das Hinterherlaufen ab, damit mehr Zeit für die fachliche Arbeit bleibt.
Nicht mitten in der Abgabesaison. Die Aufnahme in Woche 1 braucht etwa zwei Stunden Ihrer Zeit. Planen Sie das in einer ruhigeren Phase.
Einen Festpreis, den Sie nach dem ersten Gespräch schriftlich bekommen. Er richtet sich nach dem Ablauf, nicht nach meinen Stunden. Mein Maßstab: Die Automatisierung muss sich innerhalb eines Jahres bezahlt machen. Was Sie der Ablauf heute kostet, zeigt Ihnen der Zeitrechner. Liegt der Preis darüber, rate ich Ihnen ab.
Rund 5 Stunden, verteilt auf 4 Wochen. Etwa 2 Stunden für die Aufnahme, eine Stunde zum Testen und anderthalb Stunden für die Übergabe. Den Rest erledige ich.
Vieles davon, ja. Für die meisten Abläufe brauchen Sie keine KI, sondern klare Regeln, die zuverlässig abgearbeitet werden. KI setze ich nur dort ein, wo sie wirklich hilft. Zum Beispiel, wenn Text aus E-Mails oder schlecht gescannten Belegen gelesen werden muss.
Der Ablauf gehört Ihnen und läuft weiter. Sie können ihn selbst betreuen oder mich damit beauftragen. Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Viele nehmen sich danach den nächsten Ablauf vor.
Meistens n8n. Damit lassen sich Programme verbinden, die Sie schon nutzen, etwa E-Mail, Kalender, Branchensoftware oder Buchhaltung. n8n kann auf einem eigenen Server in der EU laufen, und Sie zahlen keine Lizenz pro Nutzer. Wo es passt, ergänze ich kleine Programme oder eine KI-Schnittstelle.
Schildern Sie mir Ihren Ablauf in drei Sätzen.
Ich antworte innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht.
Sie arbeiten direkt mit mir, Marco Gundlach.
Seit über 14 Jahren leite ich Digitalisierungsprojekte, unter anderem für Hugo Boss, Fressnapf und Aktion Mensch. Ich setze KI täglich ein und sage Ihnen trotzdem, wann eine einfache Regel besser ist.
Lieber sprechen?
30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, ich frage nach. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
30 Minuten sprechen