Kunden aufnehmen
Heute
Briefing, Logos und Zugänge kommen nach und nach über E-Mails, Chats und Telefonate.
Danach
Neue Kunden füllen ein Formular aus. Projekt, Ordner und Aufgaben werden angelegt, fehlende Angaben freundlich nachgefragt.
Automatisierung für Agenturen Schluss mit Statusmails am Freitagnachmittag.
Den Ablauf, der Ihre Agentur jede Woche am meisten Zeit kostet, automatisiere ich in 4 Wochen. Läuft er im vereinbarten Umfang nicht, bessere ich ohne Aufpreis nach.
Ablauf in 3 Sätzen schildernAntwort in 24 Stunden
30 Minuten sprechen- Neue Kunden mit vollständigem Briefing und allen Zugängen
- Statusberichte als fertiger Entwurf
- Stunden erfasst, bevor die Rechnung rausgeht
Wo die Zeit bei Agenturen hingeht
- Statusberichte3 bis 5 Std.
- Zeiten und Abrechnung2 bis 4 Std.
- Neue Kunden aufnehmen2 bis 3 Std.
Zusammen: 7 bis 12 Std. pro Woche
Den größten Brocken nehme ich Ihnen in 4 Wochen ab.
Grobe Werte aus Gesprächen, keine Messung in Ihrem Betrieb.
Drei Szenen aus dem Alltag von Agenturen.
Der Vertrag ist unterschrieben. Die Zugänge fehlen noch.
Briefing, Logos, Zugänge zu Website und Werbekonten: Bis alles da ist, gehen ein Dutzend E-Mails hin und her.
Neue Kunden
ca. 2 bis 3 Std. pro Woche
Freitag, 16 Uhr. Fünf Kunden wollen wissen, wo ihr Projekt steht.
Stand aus dem Projekttool suchen, Zahlen aus den Werbekonten holen, eine E-Mail daraus machen. Für jeden Kunden einzeln.
Status
ca. 3 bis 5 Std. pro Woche
Am Monatsende fehlen die Stunden.
Zeiten nachtragen lassen, mit dem Budget abgleichen, Rechnungen schreiben. Was nicht erfasst ist, wird nicht bezahlt.
Abrechnung
ca. 2 bis 4 Std. pro Woche
Was ich für Agenturen automatisiere.
Eine Auswahl. Welcher Ablauf bei Ihnen der richtige ist, klären wir im ersten Gespräch.
Statusberichte
Heute
Jede Woche sucht jemand den Stand aus Projekttool und Werbekonten zusammen und schreibt ihn auf.
Danach
Der Bericht entsteht aus Ihren Projektdaten. Die Projektleitung prüft, ergänzt und schickt ab.
Zeiten erfassen
Heute
Am Monatsende werden Stunden aus dem Gedächtnis nachgetragen. Ein Teil geht verloren.
Danach
Fehlen Zeiten, kommt eine kurze Erinnerung. Läuft ein Budget aus, erfahren Sie es vorher.
Rechnungen
Heute
Stunden und Pauschalen werden von Hand in die Rechnung übertragen.
Danach
Aus den erfassten Zeiten entsteht ein Rechnungsentwurf. Sie prüfen und geben frei.
Ein Statusbericht für einen Kunden.
Beispielablauf. Die Minuten sind typische Werte, kein Kundenfall.
Vorher, pro Vorgang32 Min.
Nachher, pro Vorgang3 Min.
Was bei Ihnen bleibt: den Entwurf prüfen und ergänzen (ca. 3 Min.).
Gespart bei 8 Berichte pro Woche3,9 Std.pro Woche
- Stand der Aufgaben im Projekttool durchsehenStand wird automatisch ausgelesen6 Min.läuft allein
- Zahlen aus Werbekonten oder Analytics holenZahlen werden abgerufen8 Min.läuft allein
- Bericht schreiben und formatierenEntwurf liegt bereit, die Projektleitung ergänzt ein paar Sätze10 Min.3 Min.
- Offene Fragen an den Kunden sammelnOffene Punkte stehen automatisch im Bericht4 Min.läuft allein
- E-Mail an den Kunden schickenBericht geht nach Freigabe raus2 Min.läuft allein
- Bericht im Kundenordner ablegenBericht wird abgelegt2 Min.läuft allein
In 4 Wochen von der Aufnahme bis zur Übergabe.
Ihr Aufwand insgesamt: rund 5 Stunden. Den Rest erledige ich.
Woche 1: Ablauf gemeinsam aufnehmen
Eine Beschreibung des Ablaufs und einen Plan, was automatisiert wird.
Ihre Zeit: ca. 2 Std.Woche 2: Bauen
Einen kurzen Zwischenstand am Ende der Woche.
Ihre Zeit: ca. 15 Min.Woche 3: Im Alltag testen
Eine Lösung, die Ihre echten Fälle kennt.
Ihre Zeit: ca. 1 Std.Woche 4: Übergeben und einweisen
Alle Zugänge, eine Anleitung zum Nachlesen und ein kurzes Erklärvideo.
Ihre Zeit: ca. 1,5 Std.
Läuft der vereinbarte Ablauf nach 4 Wochen nicht, bessere ich ohne Aufpreis nach.
Für den vereinbarten Umfang trage ich das Risiko. Damit klar ist, worüber wir reden:
- Was „läuft“ heißt
- Der vereinbarte Ablauf erledigt seine Aufgabe im Alltag, mit Ihren echten Daten, ohne dass Sie nachhelfen müssen.
- Woran wir das messen
- Wir halten zu Beginn schriftlich fest, was der Ablauf können soll. Daran messen wir am Ende.
- Was ich nicht zusage
- Mehr Umsatz. Ich verspreche Ihnen Zeit, keine Umsatzzahlen.
- Was nicht dazugehört
- Wünsche, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen. Die biete ich Ihnen gern an, nach Aufwand und mit Preis vorab.
Was kostet Sie der Ablauf heute?
7 Std. × 80 € × 46 Arbeitswochen
322 Stunden und 25.760 Euro pro Jahr.
Ihre eigene Rechnung mit Ihren Werten. Keine Zusage von mir.
Was Agenturen mich vorher fragen.
Meistens ja. Asana, ClickUp, Trello, Monday und die meisten anderen Programme haben eine Schnittstelle. Welche Anbindung bei Ihnen passt, prüfe ich im ersten Gespräch, bevor Sie etwas bezahlen.
Weil Ihr Team für Kundenprojekte bezahlt wird, nicht für die eigene Verwaltung. Interne Abläufe bleiben in vielen Agenturen liegen, weil immer ein Kundenprojekt dringender ist. Ich kümmere mich 4 Wochen lang nur um diesen einen Ablauf.
Nein. Der Bericht sammelt Stand und Zahlen. Ihre Projektleitung liest drüber, ergänzt ein paar Sätze und schickt ihn ab. Das Gespräch mit dem Kunden bleibt bei Ihnen.
Zugangsdaten gehören nicht in E-Mails. Ich richte den Ablauf so ein, dass sie direkt in Ihrem Passwort-Manager oder einem geschützten Bereich landen. Alle anderen Daten bleiben in Ihren Systemen oder auf Servern in der EU.
Einen Festpreis, den Sie nach dem ersten Gespräch schriftlich bekommen. Er richtet sich nach dem Ablauf, nicht nach meinen Stunden. Mein Maßstab: Die Automatisierung muss sich innerhalb eines Jahres bezahlt machen. Was Sie der Ablauf heute kostet, zeigt Ihnen der Zeitrechner. Liegt der Preis darüber, rate ich Ihnen ab.
Rund 5 Stunden, verteilt auf 4 Wochen. Etwa 2 Stunden für die Aufnahme, eine Stunde zum Testen und anderthalb Stunden für die Übergabe. Den Rest erledige ich.
Vieles davon, ja. Für die meisten Abläufe brauchen Sie keine KI, sondern klare Regeln, die zuverlässig abgearbeitet werden. KI setze ich nur dort ein, wo sie wirklich hilft. Zum Beispiel, wenn Text aus E-Mails oder schlecht gescannten Belegen gelesen werden muss.
Der Ablauf gehört Ihnen und läuft weiter. Sie können ihn selbst betreuen oder mich damit beauftragen. Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Viele nehmen sich danach den nächsten Ablauf vor.
Meistens n8n. Damit lassen sich Programme verbinden, die Sie schon nutzen, etwa E-Mail, Kalender, Branchensoftware oder Buchhaltung. n8n kann auf einem eigenen Server in der EU laufen, und Sie zahlen keine Lizenz pro Nutzer. Wo es passt, ergänze ich kleine Programme oder eine KI-Schnittstelle.
Schildern Sie mir Ihren Ablauf in drei Sätzen.
Ich antworte innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Das lohnt sich nicht.
Sie arbeiten direkt mit mir, Marco Gundlach.
Seit über 14 Jahren leite ich Digitalisierungsprojekte, unter anderem für Hugo Boss, Fressnapf und Aktion Mensch. Ich setze KI täglich ein und sage Ihnen trotzdem, wann eine einfache Regel besser ist.
Lieber sprechen?
30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, ich frage nach. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
30 Minuten sprechen